Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Archivo General

[c] 01-01-1980 (Aproximada) / 31-12-2006 (Aproximada)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: En la sala de trabajo de la DSG fueron levantados documentos de expedientes administrativos recibidos y expedidos por la propia unidad y fichas de protocolo. En la sala utilizada como depósito e el 3º piso se encuentra la mayor parcela de los documentos de expediente administrativo de las diversas unidades del Instituto. No hay ninguna rutina de envío ye de recepción de esos documentos, bien como ningún procedimiento arquivístico después de la recepción de los mismos. Ese espacio es utilizado apenas para el acumulo de la documentación, manteniéndose con el mismo orden adoptado por la unidad que la envió.

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: transferencia

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El fondo está compuesto por documentos referentes a la instalación, manutención, seguridad y reparaciones; prestación de servicio al patrimonio (limpieza, vigilancia, obra y etc.); comunicaciones (telefonía, radio, correspondencia) y protocolo do IBC.

Valoración, Selección, Eliminación: No hay registros de eliminación de documentos.

Nuevos Ingresos: La incorporación de documentos ocurre constantemente, sin embargo no hay registro de rutina de envío y de recepción de la documentación.

Organización: En la sala de trabajo de la DSG, las fichas de protocolo están organizadas por el número, y los documentos de expediente administrativo están separados por recepción (organizado por unidad) y expedición (por nº). En el depósito del 3º piso, los documentos de las diversas unidades del IBC están apenas acumulados en ese espacio físico, o sea, la documentación permanece en esa área de la misma manera que fue acondicionada y/u organizada por la unidad responsable por el envío. Los diarios oficiales son organizados por el año/mes y día pudiendo estar acondicionado en atados o encuadernados. Estos, a su vez, se encuentran en estantes de metal y en el suelo respectivamente.

Condiciones de Acceso: Los documentos acumulados en el depósito del 3º piso del predio principal (de las diversas unidades de la propia Institución), son desarchivadas apenas por funcionarios de la DSG, que es la unidad de guarda del acervo.
La solicitación del desarchivo ocurre verbalmente por el requeriente, el dato informado a la DSG es el del posible acondicionamiento del documento. Caso se confirme la localización del solicitado, todo el volumen es enviado para el requeriente para que el mismo proceda al desarchivo del documento deseado. No hay ningún tipo de rutina y de control para el desarchivo y el rearchivo, bien como para la devolución de la documentación a la DSG. El requeriente sólo puede solicitar los documentos que fueron enviados al depósito por el propio sector.

Condiciones de Reproducción:

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Portugués

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos se encuentran en buen estado de conservación y en soporte papel. No hay una rutina de higienización, algunas cajas de documentos y encuadernados se encuentran acumulados en el suelo.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: La totalidad de 29,19 metros lineales de la documentación está distribuida en: 6,98 metros de documentos en la sala de trabajo, y 22,21 metros en el “archivo general” bajo la custodia de la DSG.

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 78 Metro(s) lineal(es)
• Periodicos
• 30 Metro(s) lineal(es)
• Documentos textuales sin especificación.