Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Sechura

[c] 01-01-1897 (Aproximada) / 31-12-2005 (Aproximada)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: En la acto de transferencia del cargo del responsable del Archivo a la actual responsable, se dejó un inventario de la documentación que se custodia. (1990-1998)

A partir del año 2008 se emplea el formato de transferencia establecido por el Archivo General de la Nación.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido:

Valoración, Selección, Eliminación: Por el momento no se realiza eliminación de documentos ya que la presente unidad de descripción aun no se logra determinar la valoración ni plazos de retención de cada serie documental.

Se informó que el Archivo sufrió un incendio hace algunos años, el cual originó la perdida de parte del Archivo de la Municipalidad. Del siniestro se lograron rescatar algunos documentos los cuales son conservados en un ambiente especial del Centro de Archivo.

Nuevos Ingresos: Al no existir aun un programa de control de documentos en el cual se establezcan los periodos de retensión de cada serie documental, las oficinas o archivos de gestión envían los documentos al Archivo Central según diferentes criterios: disponibilidad de espacio, antiguedad, estado de conservación e importancia del documento, etc.

Organización: Casi toda la documentación que custodia el Archivo Central data a partir del año 1990. Se desconoce el paradero de la documentación anterior a este año. Se informa que ocurrio un incendio.

Sin embargo existe aproximadamente 2.20 metros lineales de documentos que datan desde 1898 a 1977. Entre ellos se pueden identificar:

- Libros de actas
- Libros de caja.
- Libros copiadores.

Estos están guardados en un armario separado del resto de la documentación. No guarda ninguna organización ni cuenta con inventario.

La documentación actual (1990 en adelante) mantiene una organización orgánico funcional, respetando la estructura de la municipalidad. Se presentó un cuadro de clasificación que estaba por ser aprobado por la institución.

Entre las series documentales más resaltantes se puede mencionar a:
- Resoluciones de Alcaldia
- Acuerdos de consejo
- Resoluciones Municipales
- Ordenanzas Municipales
- Edictos
- Expedientes de Obras
- Libros de actas de sesione de cargo
- Planillas
- Libros Contables
- Documentos para la formación de la provincia de Sechura (copias)

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español o castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Inventarios de registro

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada según:
-Visita realiza por equipo de trabajo del Censo guía al Archivo Central
-Entrevista a jefe de Archivo

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada de acuerdo al Sistema de Información Archivística Nacional.