Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Huancavelica

[c] 01-01-1919 (Aproximada) / 31-12-2010

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El fondo documental durante muchos años ha permanecido desorganizado y depositado en varios ambientes de la Municipalidad. A partir de la actual gestión se ha iniciado un proceso de organización y elaboración de directivas que ordenen la gestión documental al interior de la Municipalidad. Entre los documentos presentados se tienen:
- Cuadro de Clasificación del Fondo Documental (Aprobado con resolución de gerencia municipal Nº 016-2009/MPH)
- Tabla de retención documental (Aprobado con resolución de gerencia municipal Nº 016-2009/MPH)
- Manual de procedimientos archivísticos
- Directiva de foliación de documentos archivísticos

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: DEPÓSITO

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Durante muchos años, el fondo documental ha permanecido desorganizado y depositado en varios ambientes de la Municipalidad. A partir de los últimos dos años, se inició un proceso de organización y se han elaborado directivas como el cuadro de clasificación y la tabla de retención documental con el objetivo de ordenar la gestión documental al interior de la Municipalidad. Sin embargo, el Archivo aún no concluye con este proceso de
organización, por lo que la documentación se encuentra distribuida en varios ambientes y, en muchos de ellos, aún no se logran identificar los tipos documentales, fechas extremas y volúmenes. Junto a este proceso de organización, se vienen seleccionando documentos para su propuesta de eliminación.

Valoración, Selección, Eliminación: Se tiene programado realizar eliminación de documentos en diciembre del 2009 o inicios del 2010. Para ello se ha formado el comité evaluador de documentos, el cual ya ha planteado los periodos de retensión de cada serie documental.

Sin embargo el Archivo se encuentra en procesi de organización por lo que la manera de identificar los documentos para eliminar fue una rápida identificación a "simple vista" en la cual se clasificaban los documentos según el estado de conservación del documento. Aquellos deteriorados y ya venció su plazo de retensión fueron separados para eliminar. Aquellos de valor permanente sin importar su estado fueron separados para su archivamiento definitivo.

Nuevos Ingresos:

Organización: Actualmente el Archivo esta pasando por un proceso de reorganización. Se está respetando el criterio orgánico funcional. Entre las principales agrupaciones podemos indicar:

- Concejo Municipal: (Ordenanzas municipales, Edictos Municipales, Acuerdos de Concejo, Acta de sesiones del concejo, Planes de desarrollo, Presupuestos anuales)

- Comisión de regidores (Comisiones permanentes, Evaluación de plan de trabajo, Junta de vecinos, Comisiones especiales)

- Alcaldía (Memorias anuales, Resolución de Alcaldía, Decreto de alcaldía, Ordenanzas, Edictos, Decretos, Acuerdos, Legajo de regidores)

- Gerencia Municipal (Resolución Gerencial, Evaluación de gestión municipal, Proyectos de inversión, TUPA)

- Consejo de Coordinación local y provincial. (Acuerdo de Concejo, Plan y programa de desarrollo municipal, Presupuesto de concejos provinciales y distritales, Ejecución de planes y programa, Comunidades campesinas, Comités de damas, Comités vecinales)

- Control Interno (Auditoria, Auditoria interna, Auditoria externa, Exámenes especiales, Normas de control)

- Planificación, presupuesto y estadística (Plan de desarrollo municipal, Planes de corto, mediano y largo plazo, Ejecución de planes por programas, Programas de inversión, Fuentes de financiamiento, Estudios socio económicos, Programas de apoyo comunal, Programas de cooperación técnica, Formulación y programación presupuestal, Evaluación de programas de inversión, Ejecución presupuestal)

- Secretaría General e Imagen Institucional (Acta de sesión de concejo, Resolución de Alcaldía, Decreto de Alcaldía, Convenio de cooperación técnica, Resolución de Concejo, Acuerdo de Concejo, Ordenanzas Municipales, Edictos)

- Administración (Resoluciones Gerenciales, Resoluciones Directorales, Manual de organización de funciones, Manual de administración municipal, Licitaciones, Contratos)

- Recursos Humanos (Cuadro de asignación de personal, Presupuesto analítico de personal, Presupuesto nominativo de personal, Legajos de personal, Planilla única, Procesos administrativos, Normas y procedimientos de personal, Seguro Social, Sindicatos, Boleta de pago)

- Remuneración y escalafón (Planilla de personal activo, Planilla de cesantes, Planillas judiciales, Planilla PDT, Ascenso de personal, Legajos de personal, Destaques, Rotación de personal)

- Contabilidad (Balance General, Balance Constructivo, Balance de comprobación anual, Libro Contable Mayor, Libro Contable Diario, Inventario de balances, Cuenta General Anual, Análisis de Cuenta anual)

- Tesorería (Libro de caja, Comprobante de pago, Cuenta corriente de personal)

- Infraestructura Planeamiento Patrimonial (Catastro Municipal, Registro de propiedad inmueble, Levantamientos topográficos, Nomenclaturas (Vías, plazas y plazuelas, parques, asentamientos humanos, predios), Registro de inmuebles municipales, Límites)

- Planeamiento Urbano Rural, Control Urbano y Catastro, Medio Ambiente, Tránsito y Transporte (PUCT) (Plan de desarrollo urbano, Zonas de expansión urbana, Habilitación urbana de tierras, Plan de acondicionamiento de tierras, Regularizaciones de títulos de propiedad, Expropiación de tierras, Licencias, Reconocimiento de Pueblos Jóvenes, Planos de trazos y lotizaciones, Planos perimétricos, Padrón de pobladores, Saneamiento físico legal, Títulos de propiedad)

- Estudios y obras (Plan de obras públicas, Programa de obras públicas, Licitación de obras públicas, Ejecución de obras públicas, Saneamiento físico legal, Expropiación de edificaciones, Demoliciones, Pavimentación, Rehabilitación, Expedientes técnicos)

- Participación y desarrollo humano. (Investigaciones, Bibliotecas, Ligas deportivas, Plan de actividades educativos – culturales, extensión cultural, museos, galería de arte, pinacoteca, exposiciones, grupos folklóricos, espectáculos.)

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español o Castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• La jefa del Archivo recibió el cargo sin inventario del fondo documental. La primera tarea fue desarrollar un inventario de registro de toda la documentación. Sin embargo este inventario puede ser muy vago para un eficiente servicio ya que el archivo se encuentra en proceso de organización.

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas: El Archivo Central custodiaba documentos que datan de la época colonial y republicana, los cuales fueron transferidos al Archivo Histórico del INC el 9 de Noviembre del 2007 con oficio Nº 627-2007-ALC-MPH

Notas de Publicaciones:

• Guia de Archivos del Perú 2012

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada según:
- Visita realiza por equipo de trabajo del Censo guía al Archivo Central
- Entrevista a jefe de Archivo

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada de acuerdo al Sistema de Información Archivística Nacional.