Código de Referencia: ES.16010.AM/10

Título /Nombre Atribuído: Ayuntamiento

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El fondo documental del Ayuntamiento se encuentra repartido por varias dependencias. El grueso de la documentación se conserva en el local destinado a archivo. Allí la mayor parte de la documentación permanece en cajas instaladas tanto vertical como horizontalmente para aprovechar todo el espacio. También hay carpetas de anillas y documentación depositada directamente sobre las baldas sin ningún contenedor. El resto de la documentación se distribuye por armarios metálicos y de madera parcialmente encajada. Nunca ha sido objeto de tratamiento archivístico profesional. Puede haber sufrido algún traslado a otras dependencias del Ayuntamiento en el municipio durante los periodos de obras. El fondo no está completo porque hubo expurgos incontrolados en las tareas de limpieza y acondicionamiento del Ayuntamiento pero al no haber habido ninguna intervención no se puede valorar con exactitud la pérdida, aunque todo apunta a que se perdería parte del fondo antiguo.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: El edificio del Ayuntamiento siempre ha estado emplazado en el mismo lugar. Ha sido objeto de varias fases de obras de acondicionamiento y reestructuración de espacios durante los años ochenta y noventa. Durante una de las intervenciones el Ayuntamiento se trasladó al Centro Social Polivalente en la calle Higueras, s/n.
Actualmente comparte sede con la OMIC, la Trabajadora Social y el Consultorio Médico (en la planta inferior). Forma parte de la Mancomunidad del Monasterio a efectos de recogida de basuras, y comparte la secretaria con el municipio vecino de Paredes.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Las transferencias se producen de manera irregular sin atender a ningún tipo de calendario, realizándose con carácter anual o bianual, según finalizan los trámites y se va llenando el espacio.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Con carácter general, los Archivos Municipales constituyen frecuentemente una de las fuentes básicas para el estudio e investigación de una zona, ya que reúnen todo tipo de escritos concedidos por o para el Concejo dentro de las múltiples actividades que a lo largo de la historia ha ejercido el municipio.
Desde sus orígenes más o menos antiguos como Concejo cerrado durante los siglos XI y XII hasta la actual Constitución, que les dota de autonomía y representatividad, desarrollado en la Ley Reguladora de Bases de Régimen Local de 1985, los municipios han ido conservando la documentación que han producido a lo largo de su historia. Así, nos podemos encontrar, en los municipios más antiguos, desde Cartas de Inmunidad, Cartas pueblas, Fueros, Ordenanzas Municipales, actas de las primeras sesiones del Ayuntamiento, etc. hasta la documentación más reciente.
El esfuerzo realizado por los archiveros de la Mesa de Trabajo de Organización de Archivos Municipales ha dado como resultado la confección de un Cuadro de Clasificación común para todos los archivos, independientemente de su situación geográfica, evolución histórica, antigüedad y del mayor o menor número de actividades desempeñadas.
En este sentido, y con carácter general, la documentación más importante que podemos encontrar dentro de las cuatro secciones en las que se divide el cuadro son: en la sección GOBIERNO, los registros de actas de sesiones del Ayuntamiento, los expedientes de normas municipales, los expedientes de cargos de gobierno, los expedientes de agrupaciones municipales y los de deslinde de términos municipales, las disposiciones emitidas por el alcalde y los expedientes de sesiones y los registros de las Comisiones de Gobierno. En la sección ADMINISTRACIÓN, destacan, entre otras series, los registros de entrada y salida de documentos, las series del patrimonio municipal y del personal que forma parte del Ayuntamiento. Dentro de la Sección SERVICIOS y concretamente en la subsección Obras y Urbanismo nos encontramos con toda la documentación sobre las obras realizadas en el municipio a lo largo de su historia: expedientes de planeamiento urbanístico, de disciplina urbanística y los de obras municipales. Dentro de la subsección Servicios Agropecuarios e Industriales-Promoción Económica se encuentra toda la documentación derivada de varios ámbitos económicos como la Agricultura, la Ganadería, la Caza, la Pesca, la Industria, etc. La sección se completa con la documentación producida por la funciones de Abastos y Consumo (con la documentación sobre el Pósito: institución local cuyo origen se remonta a fines de la Edad Media), Transporte, Seguridad Ciudadana, Sanidad, Beneficencia, Quintas (con toda la documentación relacionada con el reclutamiento de los mozos: expedientes de alistamiento, personales, etc.) etc. Finalmente, la sección HACIENDA acoge toda la documentación generada por la administración económica municipal y, a través de ella, podremos conocer como ha sido la gestión, las distintas reformas hacendísticas, que impuestos y tributos que se satisfacían, los instrumentos de fiscalización con los que contaba el Ayuntamiento, etc.
En el caso particular de Alcázar del Rey resulta difícil poder arrojar algo luz sobre el alcance y el contenido del fondo ya que está sin organizar. Con todo, parece que el grueso de la documentación contemporánea no pudiéndose retrasar más las fechas que en el Registro Civil (finales del XIX).

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización: El fondo no está organizado con criterios archivísticos. La organización que sigue el personal del Ayuntamiento consiste en la agrupación de la documentación por materias y años, a saber: subvenciones, obras,urbanismo, correspondencia, padrones,presupuestos, etc.

Condiciones de Acceso: El acceso es libre salvo las excepciones contempladas en la legislación vigente: Arts. 34 a 42 de la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha; art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común; art. 57 de la Ley 16/1985, de 26 de junio, de Patrimonio Histórico Español; art. 18.1 e) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local; y en los arts. 14 a 16, 84 y 230 del Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, de Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
El acceso puede verse limitado y presentar dificultades derivadas de su desorganización.

Condiciones de Reproducción: El derecho de acceso implica el de la obtención de copias o certificaciones de su contenido. Pero puede limitarse si el estado de conservación del documento es deficiente o hay riesgo de que sufra deterioro, o está protegido por la legislación sobre propiedad intelectual; también si el número de reproducciones solicitadas puede impedir el funcionamiento normal de los servicios públicos.

GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano: Los Archivo Municipales. Qué son y cómo se tratan, Gijón, 2009.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Por lo general el estado de conservación es bueno. La mayor parte del fondo está encajada en contenedores de distinto formato (cajas de archivo, de proyectos, carpetas, etc.)dispuestos vertical y horizontalmente para aprovechar el espacio. También hay parte del fondo que descansa directamente sobre las baldas de las estanterías sin ningún tipo de contenedor.

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

• Alcázar del Rey (Cuenca)
• Ayuntamiento de Alcázar del Rey

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: No podemos consignar las fechas extremas del fondo porque no está organizado. Lo mismo ocurre con el cuadro de clasificación, sólo se ha descendido hasta la subsección por el mismo motivo. Tampoco se han podido consignar los metros lineales de documentación ya que ésta se encuentra repartida por varias dependencias del Ayuntamiento (local de archivo, armarios metálicos y madera con puertas, estanterías-armarios, etc.)

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Consejería de Cultura, Turismo y Artesanía. Dirección General de Patrimonio Cultural. Servicio de Archivos y Museos.

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 2 Metro(s) cúbico(s)
• Soporte: Papel
• 91 Caja(s)
• Soporte: Acetato de Celulosa