Código de Referencia: PE.230101.AMPT/1

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Tacna

[c] 01-01-1929 / 31-12-2008

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La Municipalidad Provincial de Tacna, es un Órgano de Gobierno Local, con personería de derecho público con autonomía económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Fue creada con Resolución Suprema de fecha 21 de agosto de 1929 y de conformidad con la Ley N° 6327, ejerciendo desde ese instante su personería jurídica, se rige por el Régimen Laboral del Sector Público Decreto Legislativo N° 276 y su Reglamento.

La provincia de Tacna se ubica al extremo sur occidente del país, y se halla a una distancia de 1,300 km de la capital de la República. Constituye zona de frontera política con las Repúblicas de Chile y Bolivia.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Transferencia interna informal

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El Archivo de la Municipalidad registra los actos, obligaciones y compromisos de las gestiones municipales, las cuales constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de sus ciudadanos. Contiene gran cantidad de información sobre personas, organizaciones, desarrollo social, económico y diferentes acontecimientos de la sociedad y actuaciones administrativas de los trabajadores de la institución, constituyendo un material apreciable para escribir la historia de la región.

Norma Catalina Fenoglio, archivera argentina, en su artículo "Los Archivos Municipales como fuente para la Historia Regional" publicado en la Revista N° 27 del Archivo General de la Nación, señala que es necesario que la comunidad tome conciencia de la importancia de los Archivos, y en especial los municipales, por las siguientes razones:

- Instrumento básico de administración, porque gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Incluye toda la información registrada, producida o recibida por la organización al desarrollar sus actividades.
- Instrumento esencial en cuanto a eficacia, transparencia y economía administrativa, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas de la institución, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando se presentan cuestiones similares a experiencias que se han presentado en el pasado.
- Memoria institucional, puesto que son una fuente única de información sobre iniciativas, programas, medidas y procedimientos anteriores; y de información útil para planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Dicha documentación es útil y valiosa para el Municipio, pero lo es también a nivel de la comunidad. Esta función -la más conocida y reconocida de los archivos en general- se hace más importante a medida que pasa el tiempo.
- Prueba de los derechos y las prerrogativas de los ciudadanos, porque contienen material que prueba las actuaciones.
- Fuente para la historia regional por cuanto constituyen el patrimonio documental de la población. En este sentido, debe saberse que el Municipio o Comuna produce documentos con valor histórico los que, correctamente seleccionados, clasificados, ordenados y descriptos, son de suma utilidad para la historia de la propia institución, de la localidad, de la región, de la provincia e incluso de la nación, para estudios sociales, políticos, económicos, sanitarios y de diversa índole.

Valoración, Selección, Eliminación: Por el momento no se realiza eliminación de documentos ya que a la presente unidad de descripción aun no se logra determinar la valoración ni plazos de retención de cada serie documental. Sin embargo por nuestra experiencia y verificación in situ de los documentos del Archivo, podemos deducir que el fondo no estaría completo pudiendo haber ocurrido alguna eliminación en gestiones anteriores.

Nuevos Ingresos: La transferencia de documentos de la presente unidad de descripción al Archivo Central se encuentra suspendida por falta de espacio.

Organización: El fondo documental está agrupado según la estructura orgánica de la institución. Entre las agrupaciones, podemos encontrar expedientes de habilitación urbana, zonificación y vías; licencia de obras; planillas; contratos; etc. Gran parte de esta documentación data de los años 1980 a 2004, y existen algunas agrupaciones hasta el año 2008 y muy pocos documentos desde los inicios de la Municipalidad. Este vacío se debe, en parte, a la eliminación y robo de documentos producidos por tropas chilenas en la Guerra del Pacífico. Por ello, tampoco se pueden encontrar documentos correspondientes al cabildo o ayuntamiento en el Archivo Regional.

Entre los documentos más importantes que se custodian en el Archivo, se encuentran el libro de actas de sesiones, que data de 1929 (reincorporación de Tacna al Perú); resoluciones de alcaldía (1967-2004); resoluciones municipales (1994-2004); decretos de alcaldía (1994-2004); edictos municipales (1993-2004); ordenanzas (1993-2004); y contratos y convenios (1994-2004).

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.
Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.
Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: español (o castellano)

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• No cuenta con cuadro de clasificación ni algún tipo de inventario esquemático. Esto dificulta la correcta y exacta identificación de las agrupaciones (series) documentales, así como las fechas extremas y unidades de medida. La necesidad de mantener un orden y control de la documentación, se han elaborado inventarios los cuales, dependiendo de la oficina de procedencia y tipo documental, varían pudiendo ser inventarios de registro, analítico o simples listados.

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• F. Zora Carvajal. Tacna, historia y folklore. Lima, 1954. 280p.

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada según:
- Visita realiza por equipo de trabajo del Censo Guía al Archivo Central
- Entrevista a responsable de Centro de Archivo.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada según norma de descripción archivística ISAD(G)

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