Código de Referencia:

Título /Nombre Formal: ADMINISTRATIVO, ARCHIVO ADMINISTRATIVO, ALCALDÍA DE GRANADA

[f] 01-01-1953 / 31-03-2012

[c] 01-01-1953 / 31-03-2012

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El archivo fue instituido en 1992 gracias a la gestión de algunos intelectuales. Se estableció su sede en lo que ahora se llama la Casa de los Tres mundos, antigua casa que conserva rasgos coloniales a pesar de la destrucción que sufriera la ciudad durante el incendio de 1857. El archivo conserva documentos variados derivados de la municipalidad y la antigua prefectura de Granada. Conserva acuerdos gubernativos, decretos, remisiones, leyes; entre otras; no solo de los mecanismos administrativos de la ciudad sino de pueblos vecinos, como Niquinohomo (Victoria), Diriomo, Diriá, Masaya, Rivas, etc.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Granada es la ciudad más antigua del país, desde 1524, año de su fundación se establecieron en ella autoridades que dependían de las autoridades centrales de León que fue declarada capital en 1535. Durante trescientos años la ciudad se debatió en una competencia con León por la capitalidad. En los años del siglo XIX se estableció en Granada una prefectura que incluía dentro de su jurisdicción, territorios como la villa de Rivas, Managua, Chontales, Boaco y otros. La ciudad se conformó en un centro comercial importante en la segunda parte del siglo XIX, además de cumplir otras funciones político-administrativas derivadas de su carácter de ciudad colonial y que se reflejan el universo documental del archivo. En 1857 la ciudad entera sufrió un voraz incendio que destruyó parte del acervo documental que se conservaba pero fue restituido en la medida que la ciudad recobró sus funciones.

Forma de Ingreso: ADQUISICIÓN

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El contenido documental de las secciones que componen el Fondo Administrativo sin perjuicio de fechas puede organizarse de la siguiente manera:
¿ Dirección Administrativa-Financiera: cheques, comprobantes de pago, recibos oficiales de caja, arqueos de caja, boletería, presupuestos y modificaciones al presupuesto, informes de cierre presupuestario, cierres mensuales, rendiciones de cuenta, ejecución de proyectos, libros bancarios, comprobantes de caja chica, nóminas de pago, planillas, informes económicos, informes diarios de caja, estados de cuenta, solicitudes de cheques. Expedientes de contribuyentes fiscales que poseen negocios en el mercado o particulares.
¿ Dirección de Planificación y Desarrollo Local: Planes de Inversión Anual, Planes de Inversión Municipal, Proyectos, Planes de Desarrollo Institucional, Planes de Fortalecimiento Institucional, Estudios de impacto ambiental, bitácoras de proyectos, correspondencia varia, constancias de uso de suelo, planos, permisos de construcción, solicitudes y donaciones de terrenos.
¿ Proyectos: informes de avance físico, libretas topográficas, auditoria de proyectos, informe de evaluación de proyectos, detalles de presupuesto, ficha general del proyecto, resolución de adjudicación, estudios de formulación de proyectos, convenios de ejecución de proyectos, cuadros de avance de proyectos, avalúos catastrales, cuadro estadístico de urbanizaciones.
¿ Recursos Humanos: nóminas y planillas de pago, solicitudes de pago de horas extras, contratos, planes de trabajo, préstamos, propuesta de tabla salarial, trámites de jubilación, reporte de viáticos, ayudas económicas, planilla de subsidio de alimentación, pago dieta de concejales,
¿ Varios: sentencias judiciales, actas de matrimonios, actas de divorcios, decretos gubernamentales, escrituras de compra-venta, certificados de nacimientos, reglamentos de mercados, planes de arbitrios|, actas certificadas por el Concejo Municipal, contratos de Trabajo, certificación de pago de impuestos, solicitudes de destace, listado de panificadores beneficiados con distribución de harina, informes financieros de cooperativas.

Valoración, Selección, Eliminación: Dado que se ha estado haciendo trabajo de rescate por las circunstancias mencionadas en la Historia Institucional y Archivística, no se ha llevado a cabo ninguna fase se eliminación, antes bien, todos los documentos contenidos en sacos y cajas trasladados de la bodega han sido incorporados como parte del Fondo; posiblemente, una vez procesada toda la documentación se lleve a cabo la primera fase de selección y eliminación.

Nuevos Ingresos: Al final de cada administración, se envía al Archivo la documentación resguardada en cada una de las áreas en sacos o cajas, luego la procesan y la ubican en el estante que el corresponde según período cronológico. Es decir, que hasta la fecha se encuentran los documentos de la última administración que culminó en el año 2008. La documentación de la administración presente aún está en las oficinas.

Organización:

Condiciones de Acceso: En principio por ser parte de la Oficina de Acceso a la Información y luego por ser un lugar que brinda información, el ingreso y consulta de los documentos que se encuentran en el Archivo Administrativo es libre para cualquier ciudadano, siempre y cuando lo que solicite ya esté procesado y pueda ubicarse fácilmente.

Hasta hoy, quienes más acuden al Archivo son trabajadores de la misma alcaldía, que solicitan documentos específicos de administraciones anteriores.

Condiciones de Reproducción: Por ahora no se permite la reproducción de documentos, ya que aún se encuentra en fase de organización, pero es posible que una vez puesto en orden se permita la reproducción de documentos dado el buen estado y poco tiempo de los documentos.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Todos los documentos están en español.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos que ya han sido procesados están ubicados en cajas antiácidas y en estantes de madera. Los demás documentos están puestos unos sobre otros en estantes de igual material a la espera de ser procesados e ingresados en cajas. Hay también bastante documentación que sigue almacenada en cajas y sacos que corresponden a la anterior administración.

El lugar que alberga el Archivo Administrativo posee iluminación y ambientación natural, se encentra alejado de la calle por lo que no entra mucho polvo.
La mayoría de los documentos aunque en buen estado, se encuentran sujetos por grapas o fastener, que con el paso del tiempo dañarán el soporte de la información, pues al oxidarse el metal, se maleará el papel.

En la oficina no hay extintores de fuego, tampoco fuera de ella que puedan ser utilizados en caso de un siniestro, por lo que deben adoptarse medidas de seguridad mínimas que ayuden a la preservación de los documentos. Para el control de plagas, se fumiga el área y toda la Alcaldía cada seis meses.

Un factor que a la larga puede dañar los documentos es que a cada folio se le ha puesto una notita engrapada donde se resume el contenido, esto provocará en el futuro un engorroso trabajo para extraer cada grapa sin dañar cada uno de los miles de folios, y de no hacerse el documento se oxidará

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Existe un inventario sobre las 153 cajas que contienen documentos organizados por oficina y/o temática que abarca un período temporal de aproximadamente treinta años. Durante el actual proceso de organización se ha levantado un inventario digital de cada documento de las dos administraciones habidas en la década de 1980. Asimismo, a cada documento procesado se le adjunta una notita donde se explica brevemente el contenido del mismo.

Existencia y Localización de los Originales:

Sólo en el Archivo Administrativo.

Existencia y Localización de las Copias: En ninguna otra oficina.

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Ninguna
  

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Las de la Institución