Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.08

Título /Nombre Atribuído: 08 GESTIÓN DE ALUMNOS

[c] 01-01-1682 / 31-12-2012

Nivel de Descripción: 1ª División

Historia Archivística: La documentación ha venido siendo transferida al AGUCM directamente desde los órganos productores.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Desde el primer momento, la gestión del ingreso de los alumnos en la Universidad Central y de sus correspondientes matrículas fueron encomendadas al Secretario General. Así se dispone en los Reglamentos de gobierno interior de la Universidad de 1822 y de 1842. Por su parte, los reglamentos que desarrollan la Ley de Instrucción Pública de 1857 abundan en el mismo sentido y, en concreto, encomiendan al Secretario General la gestión de matrículas, exámenes, pruebas de curso y grados, detallando minuciosamente los extremos correspondientes a la gestión de las matrículas, todo ello tanto de la propia Universidad como del Distrito Universitario.

Esta situación será la que se mantenga básicamente hasta 1914. Sin embargo, se aprecia una progresiva tendencia a encomendar estas competencias a las Facultades. Así, en 1870 se encarga a las secretarías de los centros que expidan las papeletas de examen y guarden las actas de calificaciones, aunque en 1875 la Secretaría General queda como custodio de las actas de exámenes de los alumnos libres. Entre 1898 y 1902 existe un examen de ingreso para cada Facultad, encomendado a éstas desde 1901. Pero el proceso culminará en 1914, cuando se encomiende a las Secretarías de cada Facultad toda la gestión de alumnos en general, en especial los aspectos relativos a matrículas, exámenes y certificaciones.

Un aspecto relativo a a la gestión de alumnos que, sin embargo, no estuvo nunca encomendado al Secretario General fue la tutela y apoyo a los estudiantes en su vida en la Universidad. En 1913 se crea el primer organismo dedicado específicamente a ello, el "Patronato de Estudiantes". En los años posteriores será este un aspecto de la gestión de alumnos que alcanzará gran relevancia, en especial por la implantación de becas y matrículas gratuitas. Así, el sistema de becas "para alumnos pobres" se inicia en 1919, pero no alcanzará una regulación estable hasta 1931, si bien durante los años de la II República sufrirá frecuentes modificaciones. Destaca, por otro lado, la apertura desde 1927 a otras instituciones de la posibilidad de crear colegios mayores.

También durante el primer tercio del siglo XX empieza a surgir un interés institucional por regular la participación estudiantil en la vida universitaria. Así, la posibilidad de que asociaciones de estudiantes "legalmente constituidas" puedan participar en los órganos de gobierno universitarios se contempla por primera vez en el proyecto autonomista de 1919, aunque su suspensión en 1922 la hará inoperante. No obstante, en 1930 se regularán el reconocimiento de estas asociaciones y el modo de participación en la vida universitaria, aspectos que se modificarán sustancialmente con la llegada del régimen republicano en 1931, para finalmente volver a suspenderse toda participación estudiantil en 1934.

A partir de la Ley de Ordenación de la Universidad de 1943, todos los alumnos universitarios estarán obligados a pertenecer al Sindicato Español Universitario, encuadrado en el partido de Falange Española y de la JONS, al que se le encomiendan una serie de funciones que incluyen desde la formación y encuadramiento político a la concesión de ayudas, pasando por el asesoramiento en los trámites administrativos, la organización de actividades tendentes a fomentar el espíritu de camaradería" (comedores, albergues, etc.), y la colaboración con los órganos encargados del cumplimiento de las obligaciones militares y civiles de los estudiantes, como las Milicias Universitarias o el Servicio Obligatorio de Trabajo. En estrecha relación con el SEU, la Ley crea el Servicio de Protección Escolar, órgano encargado de distribuir las becas, fijar las tasas, organizar la atención médica, comprobar el estado de las casas donde se alojen los estudiantes (salvo que sean Colegios Mayores o convivan con sus familiares) y "ejercer vigilancia sobre la vida de los escolares", comunicando a los padres o tutores cualquier incidencia. Igualmente, todos los alumnos deberán encuadrarse en un Colegio Mayor, aunque no todos estén obligados en residir en él.

Una de las consecuencias más importante de este interés por la protección de los estudiantes será la creación y regulación del Seguro Escolar entre 1953 y 1954, así como la regulación de los Colegios Mayores en 1956 y 1959. Otros aspectos significativos derivados de la Ley de 1943 serán la regulación de la disciplina académica en 1954 (modificada en 1965) o la del procedimiento de tramitación de las peticiones, instancias o sugerencias de los alumnos, establecido en sus diversos aspectos en 1946, 1958 y 1961. Cabe destacar que desde 1965 se vuelven a permitir asociaciones de estudiantes, primero integradas en el SEU pero, desde 1968, también desvinculadas de este sindicato.

Durante este período, la gestión de alumnos se distribuía entre las propias Facultades, encargadas de la gestión de las matrículas y de los aspectos académicos; el Servicio de Protección Escolar, sustituido desde 1960 por la Comisaría de Protección Escolar y Asistencia Social, y la Secretaría General. El esquema se completará con la puesta en marcha en 1967 de un "Servicio de Información de Alumnos".

La Ley General de Educación de 1970, modificará, lógicamente, la mayor parte de los aspectos relativos a la gestión de alumnos en la Universidad, incluyendo la inserción de un "Estatuto del Estudiante". En concreto, el estudiante podrá, en términos generales, elegir centro docente, exigir un nivel y medios adecuados de formación, ser orientado profesionalmente, intervenir individualmente o a través de asociaciones en la vida y el gobierno universitario, disponer de seguros médicos y de un régimen de becas y ayudas económicas, y a ser evaluados objetivamente. Además, la Ley contempla algunas reformas más concretas, como la sustitución del curso Preuniversitario por un Curso de Orientación Universitaria (COU), que podrá ir seguido de un examen selectivo; el acceso a los mayores de veinticinco años aunque no tengan el título de bachiller; la supresión de la obligatoriedad de adscribirse a un Colegio Mayor. Finalmente, se dispone que cada Universidad elabore un Estatuto propio en el que se regulen los principales aspectos de su funcionamiento.

El correspondiente Estatuto de la Universidad Complutense, aprobado el mismo año de 1970 con carácter provisional, en lo relativo a la gestión de alumnos dispone que su admisión estará condicionada, además de a los requisitos académicos pertinentes, a la disponibilidad de plazas en cada Facultad, aunque los alumnos no admitidos podrán matricularse como alumnos libres. Se dispone también que elegirán representantes mediante un sistema de elección indirecta. Igualmente la Universidad Complutense se compromete a mantener determinados servicios, entre los que se encuentran los Colegios Mayores que dependan de ella, transportes, actividades culturales y deportivas, enfermerías, cafeterías y cooperativas para la venta de libros y material escolar.

Desde el punto de vista organizativo, la consecuencia inmediata de este nuevo marco legislativo es la desaparición de la Comisaría de Protección Escolar, de modo que, excepto la gestión de matrículas y el seguimiento académico, que permanecen en manos de cada Facultad o Escuela Universitaria, el resto de la gestión de alumnos vuelve a ser competencia de la Secretaría General. Pero ya en 1972 se produce otra nueva reorganización. Todos los servicios administrativos pasan a depender de la Gerencia General y salen, pues, de ámbito de la Secretaría General, donde cabe destacar la desaparición de la Oficialía Mayor. En este nuevo entorno, se crea la "Sección de Asuntos Generales", y dentro de ella se integran las unidades encargadas de los diferentes aspectos relativos a la gestión de alumnos, excepto las matrículas y el seguimiento académico, que continúa siendo competencia de cada Facultad. En 1973 se crea una Comisión de Admisión y Régimen de Alumnos, y en 1975 otra de Colegios Mayores.

Mientras tanto, en 1973 vuelven a regularse los Colegios Mayores, y la participación de los estudiantes en la vida universitaria al año siguiente. También deben destacarse determinados cambios en el régimen disciplinario en 1975, incluyendo una comisión especial, que serán derogados al año siguiente.

Administrativamente, desde 1976 la gestión de alumnos en su conjunto queda encomendada a un Vicerrectorado de Actividades Culturales y Régimen de Alumnos, con las siguientes excepciones:

las funciones que ejercían los centros docentes
las relaciones con los Colegios Mayores, que vuelven a estar encomendadas a la Secretaría General
las relativas al COU y la Selectividad, que se encomiendan al Vicerrectorado de Ordenación Académica.
Paralelamente, la Comisión de Admisión y Régimen de Alumnos se divide en dos: Comisión de Admisión de Alumnos, presidida por el Vicerrector de Ordenación Académica, y Comisión de Régimen de Alumnos, presidida por el Vicerrector de Actividades Culturales y Régimen de Alumnos. En lo meramente administrativo, reaparece en este año la Oficialía Mayor, con el nombre de "Vicegerencia Oficialía Mayor", pero dependiente del Gerente General, y asumiendo la coordinación de todos los servicios administrativos adscritos a la Gerencia, incluyendo los relativos a la gestión de alumnos. En 1977 desaparece el Vicerrectorado de Actividades Culturales y Régimen de Alumnos, pasando sus funciones relativas a alumnos al Vicerrectorado de Ordenación Académica, que asume así todas las competencias en esta materia, salvo los Colegios Mayores, encomendados al Vicerrectorado de Otros Centros Universitarios, y las funciones ejercidas por los propios centros docentes. Por su parte, la Comisión de Colegios Mayores es sustituida por una Comisión de Centros Docentes y Colegios Mayores.
Será la Ley de Reforma Universitaria de 1983 la que establezca claramente el derecho de los estudiantes a participar en los órganos de gobierno de su Universidad y a asociarse libremente. Nada más aprobarse esta Ley, la organización administrativa de la Universidad sufrió una modificación importante, puesto que, según la Guía del curso 1983-1984, los servicios administrativos y económicos pasan a depender de cada uno de los vicerrectores correspondiente, sin perjuicio de las funciones del Gerente. En consecuencia, las funciones relativas a alumnos pasan a depender de un nuevo Vicerrectorado de Estudiantes, salvo lo referente al COU, pruebas de acceso y admisión, que se encomiendan al Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Relaciones Internacionales.

No obstante, en los Estatutos de la Universidad Complutense de 1985 se especifican todos los derechos y deberes de los estudiantes, entre los que destacan, además del derecho a recibir formación y ser evaluados, el de asociarse, participar en los órganos de gobierno y recibir protección tanto económica, mediante becas, como social mediante un sistema de aseguramiento. Para la ejecución de estos derechos, se dispone la creación de una Oficina del Defensor del Universitario y un Servicio de Información Laboral (que tomará el nombre de Centro de Orientación e Información para el Empleo), además de la aprobación de un Estatuto del Estudiante y un Reglamento sobre Órganos Estudiantiles. También se establece la capacidad de la Universidad Complutense para establecer el régimen de admisión, permanencia y evaluación de sus alumnos. Administrativamente, tras la aprobación de los Estatutos todas las funciones relativas a alumnos, incluidas la ordenación del COU y el acceso, pasan a depender del Vicerrectorado de Alumnos, que sustituye al de Estudiantes.

Estos Estatutos serán redactados de nuevo en 1991, pero los aspectos referidos a los alumnos sufren modificaciones muy escasas, entre las que destaca la adscripción al Consejo Social del Servicio de Información Laboral (COIE), y la creación de un Servicio de Información general destinado específicamente a los alumnos, aunque este último Servicio, con el nombre de Sección de Información y Registro, ya venía existiendo desde 1988. En todo caso, tras la aprobación de estos Estatutos la gestión de todos los títulos, oficiales y propios, pasa a ser competencia del Vicerrectorado de Estudios. Las delegaciones de competencias rectorales desde 1997 y hasta 1999 confirman y explicitan las atribuciones del Vicerrectorado de Alumnos en esta materia, con la salvedad de la capacidad para imponer sanciones disciplinarias, que mantiene el Rector.

La regulación de los Consejos Sociales de las universidades madrileñas de 1997 dispone que será este órgano el que establecerá las normas que rijan la permanencia de los alumnos en la Universidad, sin perjuicio de las competencias del Consejo de Universidades en este sentido. Al año siguiente, estas competencias pasarán a serlo del Consejo de las Universidades de Madrid, que también asumirá a propuesta de criterios generales sobre política de becas de la Comunidad Autónoma.

Por otro lado, en 1997 se aprueba el Estatuto del Estudiante, que, entre otros aspectos, regula las vías de su participación en los órganos de gobierno, su derecho a recibir información adecuada sobre las asignaturas, a recibir tutorías, a participar en la evaluación de la enseñanza, a ser evaluados con justicia, a ser asistidos desde el punto de vista social (becas, seguro escolar, uso de la Biblioteca y de las instalaciones deportivas, etc.), a asociarse y reunirse libremente y a disponer de cauces para la presentación de quejas y reclamaciones, incluyendo las revisiones de notas; finalmente, se crea la figura del Defensor del Universitario para garantizar el ejercicio de estos derechos. Paralelamente, se crea la Delegación de Estudiantes de la Universidad Complutense como órgano de representación estudiantil y de participación en la vida académica, además de como árbitro en la resolución de conflictos.

La Ley Orgánica de Universidades de 2001 significa un nuevo cambio global en la normativa reguladora de la Universidad española. En lo que aquí concierne, esta Ley afirma la autonomía universitaria respecto de la admisión de los alumnos, menciona la representación de los alumnos en todos los órganos de gobierno de la Universidad, con mención expresa a los Consejo de Departamento, define los Colegios Mayores y residencias universitarias, y restablece la figura del Defensor del Universitario; además, dedica un título específico a los estudiantes, en el que se incluye, entre otros aspectos, la existencias de becas de garanticen la igualdad en el acceso a la enseñanza superior y la enumeración de los derechos y deberes de los estudiantes. Hay que destacar, por otro lado, la creación de un Consejo de Estudiantes de la Comunidad de Madrid en 2002.

Las delegaciones de competencias publicadas en 2002 y 2003 mantienen las competencias en materia de gestión de alumnos en el Vicerrectorado de Alumnos, que en 2003 se transforma en Vicerrectorado de Estudiantes, siempre con la salvedad de la imposición de sanciones disciplinarias. Sin embargo, desde 2003 las cuestiones relativas al tercer ciclo y a los estudios de postgrado se encomiendan al Vicerrectorado de Postgrado y Formación Continua.

Mientras tanto, los Estatutos aprobados en 2003, al amparo de la Ley de 2001, confirman, entre las funciones básicas de la Universidad, la admisión y régimen de estudiantes, así como la verificación de sus conocimientos y la expedición de los títulos oficiales y propios. Se regula la forma de acceso y de participación en la vida universitaria, incluyendo la representación en los órganos colegiados de gobierno previstos por la ley (Claustro, Consejo de Gobierno, Juntas de Centro y Consejos de Departamento, incluyendo sus posibles comisiones delegadas), así como los colegios mayores y las residencias de estudiantes. Se incluye, además, un catálogo de derechos y deberes del estudiante

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: En realidad, desde 1914 los Servicios Centrales de la Universidad sólo gestionan algunas de las funciones relativas a la gestión de alumnos. No obstante, sus documentos recapitulativos pueden servir de base para investigaciones sobre la selección de carreras por los alumnos, los criterios de selección de alumnos en cada centro y en toda la Universidad Complutense y, en fin, la política de becas.

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Los documentos con datos de carácter personal están sometidos a acceso restringido, de acuerdo con el art. 57 c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los arts. 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además, cabrá aplicar en cada serie la legislación específica que corresponda.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Se combina la escritura humanística contemporánea y moderna con los documentos mecanografiados.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas: La documentación de este subfondo se complementa, básicamente, con la documentación producida por la gestión de alumnos en cada Facultad o Escuela Universitaria. Igualmente, se relaciona con los fondos de las administraciones estatal y autonómica responsables de la educación superior, es decir, el Ministerio de Educación, y la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid.

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada por Carlos Flores Varela, director del AGUCM en octubre de 2002. Revisiones realizadas por Carlos Flores Varela julio de 2003, octubre de 2004 y enero de 2006.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997

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