Código de Referencia: ES.1059.AHPA/2.2.2

Título /Nombre Atribuído: 1.2.1. Notariales

[c] 01-01-1343 / 31-12-1947

Nivel de Descripción: Fondo

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Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: El notariado es la institución a la que el ordenamiento jurídico concede la potestad reglada de "autorizar", es decir conferir autenticidad ("Fe pública") a los documentos que formaliza, referentes siempre a negocios y actos de Derecho privado: la autoritas notarial es la facultad de fijar documentalmente el negocio jurídico conforme a la disposición de los otorgantes. El documento así formalizado regladamente tiene el carácter de "público".

Así, la esencia del notariado está en su potestad autenticadora y la esencia del documento público en la "fides pública" que se le atribuye.

La finalidad principal del notariado es evitar las cuestiones litigosas en la interpretación de los actos y negocios jurídicos en los que interviene, al dotar al documento de fuerza probatoria suficiente para garantizar su autenticidad. Para ello, el notario ha de dar forma legal a la voluntad de las partes redactando y confiriendo autenticidad a los documentos, custodiar los documentos originales y expedir las copias que den fe de su contenido.

La implantación del notariado en España es el resultado de un largo proceso, diferente según el reino, que arranca con los scriptores documentales de época altomedieval, profesionales que se basan en los usos de la práctica y en la costumbre local. En los territorios de la corona de Castilla encontramos notarios de creación real, episcopal o municipal, formando un estamento profesional autónomo cuya primera definición legal aparece en el Fuero Real de Alfonso XI: "escribano público es el que ostenta el oficio público o comunal de la escrituración con legítimo título para ello", o sea, con designación por el rey o por quien él mandare; después, la regulación de la institución en Las Partidas va a conformar la evolución notarial y la práctica documental en Castilla. Se distinguen: notarios de creación real y de designación comunal junto a los de nominación episcopal y abacial. Todos ellos tienen incardinación local que suelen añadir a sus intitulaciones; frente a ellos, están los simples escribanos del rey o reales, sin incardinación y dedicados a la escrituración de las actuaciones judiciales y administrativas de jueces y funcionarios reales.

El tránsito del simple scriptor o mero experto en la redacción de documentos a ruego de otros a escribano depositario de fe pública tiene lugar en el siglo XIII; durante los dos siglos siguientes la institución notarial se desarrolla no sin tensión entre el poder real y el municipal por el nombramiento de los notarios de concejo, que el primero pretende retener; muchas ciudades conseguirán mediante privilegio real el derecho a la creación de sus notarios o el establecimiento de un numerus clausus para limitar el número de notarías por ciudad evitando su proliferación. Junto a los notarios de número en Castilla están los notarios de creación real que pueden ser de dos tipos: los incardinados en un determinado oficio notarial (y por lo tanto, formando parte de los del número local y que suelen añadir a su intitulación el lugar donde ejercen) y los notarios generales, sin adscripción a un oficio concreto y con competencia ubique, general en todo el reino (son los antiguos escribanos reales o del rey "en la su Corte e en todos los sus regnos"). La competencia de los notarios generales está subordinada a la competencia principal y excluyente de los notarios del número en ciudades y villas. Junto a ellos, perduran los notarios episcopales creados por los obispos en algunas ciudades, los notarios de creación abacial en los señoríos jurisdiccionales de los grandes Monasterios y los notarios de nombramiento señorial en los lugares de señorío laical.

Para obtener el cargo notarial fueron exigidos determinados requisitos personales (edad, aptitud física -buen entendimiento-, sexo masculino, religión cristiana, seglaridad-salvo notarios eclesiásticos-, idoneidad moral-buena fama- y vecindad en el lugar donde se ejerce) y de aptitud (saber escribir y redactar correctamente y tener conocimientos de Derecho). Los conocimientos indispensables de gramática, escritura y fórmulas requerían un aprendizaje en un despacho notarial.
La verificación de los requisitos exigía una información previa y una prueba de aptitud, reglamentada en Castilla desde Juan I y regulándose definitivamente en las Cortes de Toledo de 1480 y su creación mediante la investidura (con la expedición del título real, comunal, señorial o episcopal), la prestación del juramento y la concesión de la potestad notarial. El cargo notarial se desempeña en virtud de un título legítimo, que es el que le confiere la auctoritas o potestad escrituradora pertinente.

El ministerio o función notarial era una actividad de carácter público y en la que el notario, de acuerdo al juramento efectuado, debe ajustarse a los deberes consustanciales a su oficio, incurriendo, en caso contrario, en responsabilidad. Estos deberes eran: fidelidad a la institución constituyente que implica la obediencia a la legislación, equidad (ser leal a cada parte), veracidad (ser fiel a la verdad), sigilo o secreto profesional, asistencia a instancia de parte o por mandato del juez (que incluye el deber de informar a las partes del alcance de sus estipulaciones), registración (o deber de realizar debidamente la escrituración solicitada con previa consignación en el registro o protocollum) y residencia.

La función notarial era independiente (no depende de mandato jerárquico) y personal en su ejercicio, principio desvirtuado en la práctica por la tolerancia de los reyes para nombrar delegados ad vicem, sustitutos en el oficio (escusadores en Castilla). No en el oficio pero sí en el desempeño de la función existió la delegación por causa de imposibilidad del delegante.

Para la protección de la función notarial por parte de los notarios numerarios, se implantó la colegialidad desde finales del siglo XIII: aparecen así los primeros cabildos de escribanos en Castilla.

Para la elaboración del documento, los notarios contaban con escribanos que hacían la redacción y la pasaban a limpio; la intervención personal del notario (su autorización) en el acto documental se manifiesta por su suscripción (requisito ineludible del documento notarial) en la escritura original. El amanuense o escriba redactaba por extenso el documento sobre la base de la nota y obviaba el desarrollo de las fórmulas con etceterae. Solamente en la Edad Moderna, cuando se implanta paulatinamente el protocolo literal, el documento definitivo no es más que la transcripción íntegra de la matriz, no precisándose de nueva redacción.

La vigente Ley 28 de mayo de 1862, del Notariado regula la institución estabeciendo normas concretas para evitar los abusos cometidos en épocas anteriores; así, en su art. 1establece que:" el notario es el funcionario público autorizado para dar fe, conforme a las leyes, de los contratos y demás actos extrajudiciales. Habrá en todo el Reino una sola clase de estos funcionarios" y en su art. 11 que "los Notarios serán de nombramiento Real.

Además en sus art. 3 y 4 regula los distritos notariales: cada partido judicial constituye distrito de Notariado dentro del cual se crearán tantas Notarías como se estimen necesarias y el Gobierno fijará el punto de residencia de cada uno de los Notarios. En su art. 8 añade que "los Notarios podrán ejercer indistintamente dentro del partido judicial en que se halle su Notaría"

Finalmente, en su art. 6 regula las sustituciones del notario en caso de muerte, enfermedad, ausencia, inhabilitación o cualquier otra imposibilidad encargando de los Protocolos y de la sustitución al que, al tiempo de la creación de las notarías haya sido designado para este objeto; en los distritos judiciales cada uno de los Notarios sustituirá al otro en caso de muerte, ausencia o imposibilidad y cuando esto no fuere posible, el Juez de primera instancia habilitará un sustituto accidental, que cesará cuando tome posesión el nuevamente electo o deje de existir la imposibilidad del Notario a quien sustituya.

Además, en su art. 56 separa las dos funciones: civil y judicial del escribano reservándose así la primera para el notario y la segunda para los secretarios de juzgado. Se separan así dos funciones que habían estado tradicionalmente unidas en la figura del notario.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El escribano, al dar fe de las relaciones entre los hombres (relaciones personales, económicas, sociales, religiosas ...) nos ha legado un valioso patrimonio documental, dado que la mayoría de los aspectos de la vida humana han quedado reflejados en una escritura notarial. Por ello, la documentación notarial es de gran importancia para el conocimiento de las relaciones privadas a lo largo de la historia, lo que lo convierte en fuente de primer orden para el estudio de la historia social, económica y cultural; además, es fuente de conocimiento preferente y esencial en el estudio de la diplomática notarial y en el estudio de la historia de las instituciones de derecho privado.

Siguiendo a Bono Huerta, la documentación notarial puede clasificarse según los diferentes tipos documentales existentes en grupos por razón institucional (se muestran sólo los más frecuentes en Castilla):

1. Documentos referentes a la persona y a la familia:
1.1. sobre el estado personal: cartas de adopción, tutela y curaduría
1.2. sobre la representación de la persona: cartas de procuración
1.3. sobre remisión de responsabilidad personal: cartas de perdón o de quitamiento

2. Documentos sobre relaciones matrimoniales:
2.1. sobre los vínculos matrimoniales y los bienes: para esponsales, las cartas de prometimiento en casamiento o de desposar y para matrimonios, las cartas de consentimiento matrimonial
2.2 sobre el régimen dotal: carta de arras, carta de dote

3. Documentos sobre los bienes, créditos y servicios:
3.1 sobre los bienes, su transferencia y locación: carta de venta, carta de cambio e trueque, carta de condesijo (depósito o comodato), carta de renta o arrendamiento, carta de renta a medias (aparcería), carta de empeñamiento u obligación (pignoración)
3.2 sobre el crédito real o personal: carta de censo o de dar a censo, carta de venta de censo, carta de obligación, carta de deuda, carta de pago e quitamiento, carta de lasto e cesión, carta de compañía (para sociedades mercantiles), carta de empréstito, carta de depósito o encomienda y carta de compromiso (de árbitros)
3.3 sobre los servicios y su locación: carta de aprendizaje, carta de entrar a soldada (para contrato laboral), carta de labor (para ejecución de obra o de servicios), carta de afletamiento (de naves o semovientes)
4. Testamentos y liberalidades mortis causa: cartas de testamento, donación mortis causa y mayorazgos

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización: Se ha agrupado toda la documentación notarial bajo la denominación de Fondo documental ya que coincide en el productor (escribano o notario público que actúa en una notaría de la provincia de Álava) para poder distinguir tres niveles inferiores diferenciados:
- la serie de Protocolos Notariales
- la Colección de Escrituras notariales sueltas
- la Colección de "La Casa del Escribano"

Condiciones de Acceso: Acceso libre (art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español)

Condiciones de Reproducción: En función del estado de conservación, podrá limitarse la reproducción de aquéllos documentos que estén deteriorados (art..62 de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español)

Lengua/escritura(s) de los Documentos:

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación: El estado de conservación es, en general, bueno; las excepciones se detallan en las fichas descriptivas correspondientes.

Índices de Descripción:

• Fe pública
• NOTARIADO
• Documentación notarial
• Fe pública notarial
• Notarías
• Escribanías públicas

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• - Bono Huerta, José: "Breve introducción a la diplomática notarial española. Parte primera". Colección Cuadernos de Archivos. Junta de Andalucía 1990
  - Bono Huerta, José: "Los Archivos Notariales". Cuadernos de Archivos 1. Junta de Andaluicía 1985
  - Bono Huerta, José: "Historia del Derecho Notarial Expañol" II vol. Junta de Decanos de los Colegios Notariales de España. Madrid 1982
  
  - Alvarez Coca González, Mª Jesús: "La figura del escribano" Anabad XXXVII (1987), nº 4
  - Alvarez Coca González, Mª Jesús: "La fé pública en España. Registros y notarías." Sus fondos. Organización y descripción. Anabad XXXVII (1987), nº 1-2

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Eloisa Navajas Twose

Control de la Descripción - Reglas o Normas: -"ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística". Consejo Internacional de Archivos. Madrid, 2000.