Código de Referencia: ES.45168.AHPTO/13041.3

Título /Nombre Atribuído: Secretaría

[c] 01-01-1845 / 31-12-2008

Nivel de Descripción: 1ª División

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: El origen de la mayor parte de los Institutos Provinciales de Segunda Enseñanza en España es la Ley de 12 de septiembre de 1845 por la que se aprueba la nuevo Plan General de Estudios o “Plan Pidal”. Esta Ley establece la existencia en todos los Institutos de un secretario, que lo será también del Claustro. El Reglamento de desarrollo de la Ley establece las siguientes funciones:
- despachar con el director todos los asuntos del gobierno y administración del centro;
- “instruir los expedientes y extender todas las consultas y comunicaciones que se ofrezcan”;
- llevar “con el orden y claridad debidos” los libros de registro pertinentes;
- “cuidar de los archivos y de la buena clasificación de los papeles”;
- expedir certificados y copias de documentos “pedidos por los interesados o quien legalmente les represente, pero no a petición de personas extrañas”;
- realizar las matrículas de los alumnos;
- extender actas del Claustro, del Consejo de Disciplina y de cualquier acto público que celebre el Instituto;
- ejercer de interventor económico;
- remitir mensualmente a la Junta de Centralización de Fondos una estadística de los grados académicos que se hayan conferido
Un nuevo Reglamento de Estudios se aprobará por R.D. de 10 de septiembre de 1852. En él, las funciones del Secretario son las siguientes:
- despachar con el Director los asuntos de gobierno y administración del Centro;
- instruir los expedientes y consultas que se ofrezcan;
- llevar de forma adecuada los libros de registro;
- “cuidar de los archivos y de la clasificación metódica de los documentos de su incumbencia”;
- asentar las matrículas, exámenes y pruebas de curso;
- preparar los expedientes de grados y títulos;
- expedir las copias y certificaciones oportunas;
- levantar actas de los claustros, juntas y actos públicos;
- administrar las rentas derivadas de los derechos de certificaciones, utilizándolas en la compra de papel sellado.
El Reglamento de 22 de mayo de 1859 confirma estas funciones del Secretario, pero añadiendo las de interventor de cuentas y la de habilitado, especialmente en lo relativo a los derechos de examen. Esta situación se mantendrá inalterada hasta el R.D. de 29 de septiembre de 1901, que aprueba el nuevo Reglamento para los institutos, el cual será el que, en líneas generales, continúe vigente hasta los años 40, a pesar de las profundas reformas que sufrirá el sistema educativo. Por lo que hace al Secretario, sus funciones serán las siguientes:
- despachar con el director los asuntos que correspondan, así como comunicar al personal sus órdenes;
- instruir los expedientes y comunicaciones que procedan;
- realizar las actas de Claustros y Juntas, incluyendo la documentación pertinente;
- asentar las matrículas, exámenes, traslados, premios y castigos, realizando los certificados oportunos;
- gestionar el archivo;
- intervenir las cuentas;
- -redactar la memoria anual del instituto.
La única modificación importante a este Reglamento hasta el advenimiento de la II República será la creación de las Juntas Económicas de cada Instituto por las RR.OO. de 30 de marzo de 1927 y 19 de mayo de 1928, reglamentadas por el R.D. de 18 de junio de 1928. Básicamente, estas Juntas, formadas por el Director, el Secretario y algunos profesores y catedráticos, tienen encomendadas la función de gestionar los ingresos y distribuir los gastos propios del Instituto. Por D. de 21 de noviembre de 1932 se establece que estas Juntas actuarán por delegación del Claustro, y ante él deberán presentar los presupuestos y cuentas del Instituto.
Todavía en plena guerra civil el gobierno franquista promulgó la Ley de Enseñanza Media, de 20 de septiembre de 1938, que encomienda al Secretario, en general, la parte administrativa, con la posible asistencia de un Vicesecretario. Se crea una Junta Económica, formada por el Director, el Secretario y un profesor que ejercerá de interventor. La Ley de 26 de febrero de 1953 sobre Ordenación de la Enseñanza Media, crea la figura del Interventor, que se ocupará de las cuestiones económicas, de modo que el Secretario queda liberado de estas tareas.
El RD 264/1977, de 21 de enero, desarrolla la Ley General de Educación de 1970, y establece las siguientes funciones para el Secretario:
- la ordenacion del regimen administrativo;
- la jefatura inmediata del personal no docente;
- la custodia y expedicion de la documentacion academica;
- la secretaría del Claustro, del Consejo de Direccion y del Consejo Asesor, certificando sus acuerdos;
- la custodia de los libros de actas y el sello del centro;
- la organizacion de los actos académicos.

El RD 2376/1985 aprueba un nuevo Reglamento, de acuerdo con la Ley Orgánica 8/1985. Aparecen dos nuevos órganos colegiados: el Consejo Escolar, y el Equipo Directivo; de ambos formará parte el Secretario, que será elegido mediante votación por el Consejo Escolar. Sus funciones serán las siguientes serán las mismas, excepto la supresión de la mención a la organización de los actos académicos, y la incorporación del mantenimiento del inventario general del centro y la elaboración del anteproyecto de presupuesto. Estas funciones no serán ya alteradas por la Ley Orgánica 1/1990 ni por ni la Ley Orgánica 9/1995, con sus respectivos desarrollo.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La mayor parte de la documentación de este subfondo se refiere a la gestión de alumnos: expedientes académicos y de matrícula, listados, actas de evaluación, etc. Pero también es importante la documentación generada por la gestión del personal, en especial el personal docente.

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización: Este subfondo se estructura, a su vez, en las siguientes divisiones, de carácter funcional:
- Administración general
- Gestión del personal
- Alumnos

Condiciones de Acceso: Algunos documentos pueden ser de acceso restringido al contener datos personales, de acuerdo con el Reglamento europeo 2016/679 y el Real Decreto 1708/2011. En general, la restricción de acceso a estos documentos se levantará a los 50 años de su fecha.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Escritura humanística y mecanografiada.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia: Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Toledo. Dirección.
Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Toledo. Administración.
Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Toledo. Claustro.
Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Toledo. Biblioteca.
Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Talavera de la Reina. Secretaría.
Fondo del Instituto de Segunda Enseñanza de Quintanar de la Orden. Secretaría.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por Carlos Flores Varela, en julio de 2016, sobre la base de un inventario redactado en 1997. Revisado en noviembre de 2020.

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 9712 Expediente(s)
• 710 Caja(s)
• Soporte: Papel