Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Piura

[c] 01-01-1873 (Aproximada) / 31-12-2008 (Aproximada)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: Los documentos existentes en la Unidad de Archivo General de la Municipalidad Provincial de Piura, no reflejan cabalmente el volumen producido desde el momento de su creación. Buena parte ha desparecido por diversas causas, razón por la que no existe continuidad cronológica, menos secuencia documental que difícilmente podrían llenar lo que corresponde a la fecha anterior al año 1873.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: San Miguel de Villar, San Miguel de Piura, "Ciudad Errante o Volante, Ciudad del Eterno Calor, Ciudad de la Hospitalidad, Ciudad de los Algarrobos" son varias las denominaciones que tiene nuestra ciudad, sin embargo las mas importante es "Primera Ciudad Española de América". El Primer Cabildo fue integrado por Blas Atienza como Primer Alcalde y por Andrés Durán como alcalde del segundo voto; los regidores de este primer cabildo fueron: Juan Barrientos, Rodrigo Lozano, Diego Torres, Melchor Montoya Francisco de Zaera y el escribano Juan Mendoza como tesorero quedo Riquelme y como veedor García de Salcedo, esto significó la organización de la administración de la nueva ciudad, De este modo los personajes que empezaron a gobernar en representación del Rey de España, no solamente se constituyeron en las primeras autoridades del Perú y de la América del Sur, sino que dieron inicio al coloniaje y al cambio profundo de nuestra organización social. En el Reglamento Provisional de 1,821 Piura esta considerada en la categoría de Provincia del Departamento de Trujillo, en igualdad de Condiciones, figura en el Decreto del 21 de junio de 1,825 y en las Leyes del 19 de mayo de 1,828 y del 29 de agosto de 1834. Por decreto del 30 de Enero de 1,837 se le erigió en Provincia Litoral.

*Siendo Ramón Castilla Presidente del Perú e1 30 de marzo de 1861 lo eleva a la categoría de Departamento con las provincias: Cercado de Piura, Payta y Ayabaca. Por decreto del 30 de Enero de 1,837 se le erigió en Provincia Litoral.

A fines del Virreinato y en un intento por mantener los territorios y la población americana fieles a España, en el Articulo 310 de la Constitución Liberal de Cádiz de 1812 se dispuso "ayuntamientos en los pueblos que no los tuviesen y que convenga los haya, no pudiendo dejar de haberle en los que por si o su comarca lleguen a 1,000 almas" se establecía también en el articulo 313 "que todos los años se eligiera alcaldes que vivieran en el mismo pueblo y estén en ejercicio de sus derechos ciudadanos". De esta manera y con la autorización de los respectivos delegados en las cabeceras de partidos (antiguos corregimientos), en muchos pueblos del virreynato peruano se procedió a elegir alcaldes entre 1,813 y 1,814, esto no fue exento de los fraudes que se originaban cuando la mayoría era indígena y correspondía la alcaldía a la población natural. Así también muchos alcaldes pusieron empeño en sus funciones con el propósito de ganarse la simpatía de la población adversa. De manera que el Cabildo Virreinal que se introdujo al Perú desde la fundación de ciudades, Piura el 15 de agosto de 1532 es el Antecedente de las Actuales Municipalidades del Perú.

Si tenemos en cuenta lo anterior, podemos decir con seguridad que no existe un numero real de documento emitido creando la Municipalidad de Piura, ya que su creación obedece al proceso que siguió desde la fundación de la ciudad por parte de los conquistadores convirtiéndose en la Primera Municipalidad de la Primera Ciudad Española de América?, desde el año 1532.

(*) De la Ley de Creación del Departamento de Piura información obtenida vía Internet google "Ley de Creación de Piura".

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Debemos tener en cuenta que el Archivo no es simplemente un grupo de papeles o documentos que sirven en un determinado momento y para un fin especifico, por el contrario debemos tener muy claro el Archivo es nuestro pasado, nuestro presente y nuestro futuro, su importancia radica en que a medida que va pasando el tiempo y en nuestra vida cotidiana todos necesitamos acceder a algún documento que nos permita conocer, sustentar y decidir con respecto a un tema que nos interesa.

Es importante para la Institución que es la que genera la documentación porque son su arma de defensa legal frente a procesos judiciales, administrativos y es el soporte y prueba más importante de su existencia.
Es importante para la investigación, ayudando a dilucidar incógnitas respecto al desarrollo e historia de la ciudad y sus habitantes.

El Archivo de la Municipalidad Provincial de Piura, ha permitido que los investigadores e interesados en la historia de esta importante ciudad, puedan acceder a ella y darla a conocer mediante exposiciones, emisión de libros, folletos, conversatorios, publicaciones o colecciones a través de algún diario de la ciudad, de hecho útil para la comunidad y para los estudiantes sobretodo en la formación de sus respectivas carreras.

Valoración, Selección, Eliminación: El único proceso de eliminación que debió darse correctamente fue en el año 2004 sin embargo este a pesar de contar con un documento oficial para su realización se llevo a cabo de manera irresponsable por una sola persona que entonces era la jefa del archivo eliminando, mutilando y destruyendo documentación muy valiosa e irrecuperable.

En la fecha tenemos la resolución de alcaldía N° 022-2008-a/MPP que resuelve dar inicio al proceso de eliminación, sin embargo este no se ha podido concretar por varios factores uno es la falta de personal idóneo que realice el trabajo de clasificación y otro es el inventario real de la documentación que puede entrar en este proceso de eliminación.

Nuevos Ingresos: Este año 2009 no se han realizado nuevos ingresos como consecuencia de la falta de espacio y mala ubicación de los ambientes del archivo que nos permitan recepcionar documentación y conservarla en óptimas condiciones tal como esta establecido en las normas archivísticas.

Organización: La documentación esta organizada de la siguiente manera:

- Alcaldía: memorandos, convenios, cartas.

- Gerencia municipal: memorandos, convenios, procesos administrativos.

- Secretaria general: resoluciones de alcaldía, resoluciones municipales, ordenanzas municipales, acuerdos municipales, edictos, actas de sesión de concejo,

- Gerencia de asesoría jurídica: minutas, resoluciones gerenciales, opiniones legales.

- Gerencia de administración: resoluciones gerenciales, memorandos, procesos administrativos de personal, comprobantes de pago, convenios.

- Oficina de personal: legajos personales, planillas de pago, resoluciones jefaturales.

- Gerencia territorial y de transportes: expedientes técnicos de obras de a ciudad.

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español o castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación: El estado de conservacion va de muy deteriorad a buen estado fisico para la documentacion historica y con mas de 20 años de permanencia , como para la que tiene 1 año de transferencia respectivaente, como consecuencia del desconomiento falta de prevension en el manejo y cuidado de la documentacion.

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Se tiene inventario de la Documentación trasferida de la Oficina de Secretaría General y la Oficina de Infraestructura - División de Obras

Existencia y Localización de los Originales:

El 98% de la Documentación que conserva la Unidad de Archivo de la Municipalidad Provincial de Piura es Original, por ello es importante su cuidado y conservación.

En los doce Archivos Periféricos donde obra documentación el 100% es original, hay que resaltar que en estos Archivos Periféricos existe documentación con más de 10 años de antigüedad y que por falta de espacio no ha podido ser transferida al Archivo Central.

Existencia y Localización de las Copias: El 2% de la Documentación que obra en el Archivo General es copia, como consecuencia de su no existencia y se ha podido obtener en algunos casos proporcionada por alguna persona que en su momento realizo algún tipo de tramite que origino dicho documento y otros casos porque así fueron remitidos durante la transferencia para custodia.

Unidades Relacionadas por Procedencia: El Archivo Regional de Piura conserva parte de los documentos producidos por el cabildo y la Municipalidad Provincial de Piura.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Guía de Archivos del Perú 2012

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada según:
- Visita realiza por equipo de trabajo del Censo guía al Archivo Central
- Entrevista a jefe de Archivo
- Cuestionarios desarrollados por el jefe de Archivo.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada de acuerdo al Sistema de Información Archivística Nacional.

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