Código de Referencia: PE.30101.ACMPA/1

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Abancay

[c] 01-01-1920 (Aproximada) / 31-12-2008 (Aproximada)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Vencimiento de plazo de retensión establecido por la entidad

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El Archivo de la Municipalidad registra los actos, obligaciones y compromisos de las gestiones municipales, las cuales constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de sus ciudadanos. Contiene gran cantidad de información sobre personas, organizaciones, desarrollo social, económico y diferentes acontecimientos de la sociedad y actuaciones administrativas de los trabajadores de la institución, constituyendo un material apreciable para escribir la historia de la región.

Norma Catalina Fenoglio, archivera argentina, en su artículo “Los Archivos Municipales como fuente para la Historia Regional” publicado en la Revista N° 27 del Archivo General de la Nación, señala que es necesario que la comunidad tome consiencia de la importancia de los Archivos, y en especial los municipales, por las siguientes razones:

• Instrumento básico de administración, porque gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Incluye toda la información registrada, producida o recibida por la organización al desarrollar sus actividades.

• Instrumento esencial en cuanto a eficacia, transparencia y economía administrativa, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas de la institución, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando se presentan cuestiones similares a experiencias que se han presentado en el pasado.

• Memoria institucional, puesto que son una fuente única de información sobre iniciativas, programas, medidas y procedimientos anteriores; y de información útil para planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Dicha documentación es útil y valiosa para el Municipio, pero lo es también a nivel de la comunidad. Esta función -la más conocida y reconocida de los archivos en general- se hace más importante a medida que pasa el tiempo.

• Prueba de los derechos y las prerrogativas de los ciudadanos, porque contienen material que prueba las actuaciones.

• Fuente para la historia regional por cuanto constituyen el patrimonio documental de la población. En este sentido, debe saberse que el Municipio o Comuna produce documentos con valor histórico los que, correctamente seleccionados, clasificados, ordenados y descriptos, son de suma utilidad para la historia de la propia institución, de la localidad, de la región, de la provincia e incluso de la nación, para estudios sociales, políticos, económicos, sanitarios y de diversa índole.

Valoración, Selección, Eliminación: Por el momento no se realiza eliminación de documentos ya que la presente unidad de descripción se encuentra en proceso de organización y aun no se logra determinar la valoración ni plazos de retención de cada serie documental.

Nuevos Ingresos: Al no existir aun un programa de control de documentos en el cual se establezcan los periodos de retensión de cada serie documental, las oficinas o archivos de gestión envían los documentos al Archivo Central según diferentes criterios: disponibilidad de espacio, antigüedad, estado de conservación e importancia del documento, etc.

Organización: Aproximadamente el 50% del fondo documental se encuentra ordenado. Esto corresponde a los ambientes 1 y 2 del Archivo. Aun no se ha elaborado un cuadro de clasificación y la documentación se encuentra agrupada por oficinas y tipo documental. Esto permite ubicar un documento con mayor rapidez, aun no teniendo inventarios.

El fondo documental cuenta con la siguiente documentación:

- Documentos producidos por la Municipalidad. Resulta dificil determinar la fecha exacta de creación de los documentos ya que no se cuentan con inventarios y el 50% de ellos aun falta organizar. Sin embargo podemos estimar que el gran volumen de la documentación ordenada data desde 1995 al 2008 existiendo también, aunque en menor volumen, documentos desde 1980. Entre ellos podemos encontrar resoluciones, autovaluos, licencias de construcción, comprobantes de pago, planillas (desde 1960), correspondencia, etc.

- Documentos notariales. Además en el depósito del ex cine municipal, existen libros pertenencientes a notarios los cuales se desconoce la fecha y los motivos por los que hayan sido trasladados a la Municipalidad. Entre los notarios figuran:

Fabio Hernandez
Luis Sueldo Silva
Manuel Peralta
S.N. de Guzmán
Alicia N. de Alosilla
Gaspar Zegarra
Estanislao Pino Guzmán
Federico Ramirez.

Cabe mencionar que analizando dichos documentos y el inventario que se encuentra en la tapa de cada libro, se observa un sello de la Dirección General de Contribuciones - Oficina Departamental de Apurimac, por lo que se deduce que estos docuementos pudieron haber sido transferidos desde dicha entidad en la fecha que se consigna 13 de marzo 1989 bajo la dirección del Dr. Jaime Ocampo Rueda. (Datos extraido de los documentos).

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• No se han elaborado ninguna clase de instrumento descriptivo, a excepcion de las agrupaciones de autovaluos, licencias de construcción y resoluciones las cuales cuentan con índices.
  
  También se tienen algunos inventarios de transferencia no formal (listados) de algunas agrupaciones.
  
  Los libros pertenecientes a los notarios tienen en la tapa un listado de todos los actos registrados, indicando un número de orden, año, contratantes y naturaleza.

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existe un Archivo perifércio de Registros civiles.

Además se cree que la Casa de la Cultura (perteneciente a la Municipalidad) existen documentos desde los primeros años de su creación.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Guía de Archivos del Perú 2012

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada por José Luis Valdizán Haro.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada según norma de descripción ISAD (G)

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