Código de Referencia: PE.211101.AMPSR/1

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de San Román

[c] 01-01-1889 / 31-12-2008

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Los Qullas o Qollas como Señorío, floreció en los siglos III y IV, y fueron descubiertos en la zona donde se encuentra el cerro Huaynarroque.

La subsistencia de este grupo se basaba en la agricultura, ganadería, y pesca pero la importancia radicaba en sus conocimientos para el manejo y la conservación del ganado. En lo que respecta a la Alfarería a pesar de tener influencia de los Tiawanaco y los Pukara, crearon su propio estilo.
Los Qollas eran, uno de lo grupos humanos que habitaban esta zona y que cuando llegaron los Incas al mando de Pachacutec se llevaron la sorpresa de que, eran mas guerreros que agricultores.
Por ser un paso obligado para todo viajero, es que en esta zona se crean tambos (recintos donde se guardaba la comida), y a la vez que aquí se almacenaban los tributos que no iban al Cuzco, de manera que los Ayllurunas de las comunidades aledañas tenían que venir a dejar sus tributos a esta zona.
En esta época colonial esta región alcanzó un gran desarrollo, dado que esta zona estaba bien poblada y organizada formándose así en Juliaca un Repartimiento donde también existía un Alcalde Ordinario de Indios.

En enero de 1539 Francisco Pizarro decide hacer una corta visita al Collasuyo (parte sur del Tahuantinsuyo), cuando llegó a Juliaca encontró un conjunto de viviendas desocupadas, pues antes de el sus hermanos, Gonzalo y Hernando, habían saqueado el pueblo.
Finalmente, durante el protectorado de San Martin, formalmente es convertido en distrito, es así que por decreto supremo de José Bernardo de Tagle, se crea el Departamento de Puno, con Juliaca como Distrito.

Fue Don Mariano Núñez quien con el apoyo de los juliaqueños dio los primeros pasos para que Juliaca se convirtiera en Provincia, junto con otros forjadores, se logro que en 1926, el Presidente Peruano de ese entonces Don Augusto B. Leguía promulgue la Ley N °5463 por la cual se crea la Provincia de San Román con su capital JULIACA.

Texto extraido de http://www.munijuliaca.gob.pe

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Transferencia interna formal

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El Archivo de la Municipalidad registra los actos, obligaciones y compromisos de las gestiones municipales, las cuales constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de sus ciudadanos. Contiene gran cantidad de información sobre personas, organizaciones, desarrollo social, económico y diferentes acontecimientos de la sociedad y actuaciones administrativas de los trabajadores de la institución, constituyendo un material apreciable para escribir la historia de la región.

Norma Catalina Fenoglio, archivera argentina, en su artículo ?Los Archivos Municipales como fuente para la Historia Regional? publicado en la Revista N° 27 del Archivo General de la Nación, señala que es necesario que la comunidad tome conciencia de la importancia de los Archivos, y en especial los municipales, por las siguientes razones:

- Instrumento básico de administración, porque gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Incluye toda la información registrada, producida o recibida por la organización al desarrollar sus actividades.
- Instrumento esencial en cuanto a eficacia, transparencia y economía administrativa, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas de la institución, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando se presentan cuestiones similares a experiencias que se han presentado en el pasado.
- Memoria institucional, puesto que son una fuente única de información sobre iniciativas, programas, medidas y procedimientos anteriores; y de información útil para planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Dicha documentación es útil y valiosa para el Municipio, pero lo es también a nivel de la comunidad. Esta función -la más conocida y reconocida de los archivos en general- se hace más importante a medida que pasa el tiempo.
- Prueba de los derechos y las prerrogativas de los ciudadanos, porque contienen material que prueba las actuaciones.
- Fuente para la historia regional por cuanto constituyen el patrimonio documental de la población. En este sentido, debe saberse que el Municipio o Comuna produce documentos con valor histórico los que, correctamente seleccionados, clasificados, ordenados y descriptos, son de suma utilidad para la historia de la propia institución, de la localidad, de la región, de la provincia e incluso de la nación, para estudios sociales, políticos, económicos, sanitarios y de diversa índole.

Valoración, Selección, Eliminación: Por el momento no se realiza eliminación de documentos ya que la presente unidad de descripción se encuentra en proceso de organización y aun no se logra determinar la valoración ni plazos de retención de cada serie documental. Además no se puede afirmar con exactitud si el fondo documental (o al menos los documentos de valor permanente) se encuentra completo hasta culminar con el proceso de organización. Sin embargo por nuestra experiencia y verificación in situ de los documentos del Archivo, podemos deducir que el fondo no estaría completo, esto se debe principalmente por las siguientes razones:
- Han sido transferidos al Archivo Regional. Suele ocurrir con las principales municipalidades provinciales, además de los documentos pertenecientes a los Cabildos.

- Otra de las causas por la que no se encuentra el fondo documental completo en los Archivos es que muchos de ellos han sido eliminados por factores fortuitos, provocados o por ignorancia de sus autoridades.

- Finalmente en algunas de las zonas del país se creía que los documentos son de propiedad de las personas que los producían u originaban por lo que las autoridades se llevaban los documentos a sus domicilios.

Estas son las razones por las cuales no existe una continuidad cronológica y secuencia documental en los Archivos, encontrando en muchos de ellos documentos sueltos que por diferentes motivos, han sido conservados hasta el día de hoy.

Nuevos Ingresos: Al no existir aun un programa de control de documentos en el cual se establezcan los periodos de retención de cada serie documental, las oficinas o archivos de gestión envían los documentos al Archivo Central según diferentes criterios: disponibilidad de espacio, antigüedad, estado de conservación e importancia del documento, etc.

Organización: Los documentos existentes en la Unidad de Archivo Central no reflejan cabalmente el volumen producido por la Municipalidad desde el momento de su creación. La documentación histórica data desde el año 1889 al 1986, que constituyen cuatro metros lineales aproximadamente en 173 libros o tomos, entre la que podemos encontrar libros de caja; libros mayores; libro de servicio de caminos; libros de actas de Secretaría de Consejo Municipal; libro copiador de oficios y decretos; libro de egresos, sueldos y honorarios personales; libro de índice de licencias de los establecimientos públicos, entre otros.

La mayor parte del fondo documental corresponde a los años de 1980-1990 y 2000-2008, y tiene un volumen aproximado de 295 metros lineales, el cual se encuentra debidamente organizado y dispuesta en estanterías. Entre los principales grupos documentales, podemos encontrar sala de regidores, alcaldía, Oficina de Control Institucional y demás gerencias municipales. Sin embargo, se percibe una notable ausencia de documentos debido a que muchas de las oficinas o archivos de gestión aún no han realizado la transferencia al Archivo Central.

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- “Información de acceso público” señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.
Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.
Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.
La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: español (o castellano)

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: MALO

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• inventario analítico de todo el fondo, inventarios de transferencias

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada según:
- Visita realiza por equipo de trabajo del Censo Guía al Archivo Central
- Entrevista a jefe de Archivo.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada según norma de descripción archivística ISAD(G)

• 300 Metro(s) lineal(es)
• Soporte: Acetato de Celulosa