Código de Referencia: PE.50101.AHRA_AHC/1

Título /Nombre Atribuído: Hospital Regional de Ayacucho

[c] 01-01-1964 / 31-12-2010

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: En la Época Virreynal, la ciudad de Ayacucho fue lugar de descanso obligatorio de los viajes que realizaban las comisiones vinculadas a la corona española y hombres de negocios quienes se dirigían a la ciudad de Cuzco y Puno en Perú y Cochabamba en Bolivia.
Un soldado de la realeza llamado BARCHILON quien tenía amplios conocimientos de enfermería fue condenado entonces a la pena de muerte por un tribunal realista de la ciudad de Ayacucho al haber cometido el delito de desacato. En estas circunstancias y ante el evidente martirio que le tocaría vivir quizá hasta su muerte, imploró clemencia ante el tribunal y alegó perdón para su vida a cambio de entregarse hasta el fin de sus días al oficio de Enfermería que ostentaba en beneficio de los desvalidos, enfermeros y heridos de los enfrentamientos.
A partir de este hecho se generaliza la denominación Barchilón a los especialistas de Enfermería y estaba vigente hasta la década del 60.
El 25 de mayo próximo, el Hospital Regional de Ayacucho, cumplió 44 años de vida institucional al servicio de la comunidad ayacuchana y las poblaciones de los vecinos departamentos de esta parte del país.
Durante el gobierno del Arq. Fernando Belaúnde Terry, siendo Ministro de Salud Javier Arias Stella se inaugura con el nombre de Hospital Centro de Salud de Ayacucho el 25 de Mayo de 1964, lo que en definitiva establece la fecha del aniversario del Hospital. Sin embargo, ya funcionaba desde noviembre de 1963 al culminarse la construcción de su infraestructura a través del Fondo Nacional de Salud y Bienestar Social del entonces Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social que ponía en ejecución el Plan Nacional Hospitalario. Asumió la primera dirección entonces, el Dr. Augusto Llontop.
Esa década la ciudad de Ayacucho, contaba con una población aproximada de veinte mil habitantes, pero el campo de acción del Hospital abarcaba incluso la provincia de Huanta. El pequeño establecimiento, posteriormente se convirtió en Centro de Salud de Ayacucho por gestión en aquél tiempo, del Ente Rector, la Unidad de Salud de Ayacucho.
Unos tres médicos y algo más de 5 enfermeras, además de 8 técnicos en enfermería y otro grupo no más de 8 trabajadores administrativos y técnicos, empezaron a prestar los servicios en el novísimo nosocomio.
El Hospital de Ayacucho como institución fue reconocida oficialmente después del Hospital 2 de Mayo de Lima. Se convirtió en Hospital General Base de Ayacucho; seguidamente Hospital de Apoyo de Huamanga y ahora es el Hospital Regional de Ayacucho, dirigido por el Dr. Javier Chirito Susanibar.
A partir del año 2003, lleva el nombre del extinto médico ayacuchano, llamado "El médico de los pobres" Miguel Angel Mariscal Llerena, adquirido mediante el Decreto Regional N° 004-03-GRA/PRES del Gobierno Regional de Ayacucho de fecha 05 de junio de 2003 y la Resolución de Alcaldía N° 280-2003-MPH/A de la Municipalidad Provincial de Huamanga del 23 de mayo de 2003.
Actualmente, despliega su funcionamiento para una población que supera los seiscientos mil habitantes, y centra su campo de acción en tres importantes y grandes rubros: Emergencias, Hospitalización y Consultorios Externos con Atención Médica General y Especializada, manteniendo adecuadas Salas de Operaciones y Cuidados Intensivos con equipos de alta tecnología.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Transferencua interna formal

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La historia clínica es el documento médico legal, que registra los datos, de identificación y de los procesos relacionados con la atención del paciente, en forma ordenada, integrada, secuencial e inmediata de la atención que el médico u otros profesionales brindan al paciente.

La Historia Clínica y en general todos los registros médicos, constituyen documentos de alto valor médico, gerencial, legal y académico, su correcta administración y gestión contribuyen de manera directa a mejorar la calidad de atención de los pacientes. Además este fondo documental será de utilidad para:

- Proporcionar evidencia documentada sobre el curso de la enfermedad y tratamiento del paciente
- Servir como base para el estudio y evaluación de la calidad de la atención prestada al paciente
- Proporcionar información para usos de investigación y docencia
- Contribuir al sistema de información proporcionando datos para la programación, y evaluación de actividades de salud local, regional y nacional
- Ayudar a proteger los intereses legales del paciente, del establecimiento de salud y del personal de salud

Valoración, Selección, Eliminación: El tiempo de conservación de las Historias Clínicas en el archivo activo será de cinco años, considerando la fecha de última atención al paciente, debiendo trasladarse al archivo pasivo en forma regular y permanente. El tiempo de conservación de las Historias Clínicas en el archivo pasivo será de 15 años, considerando la fecha de traslado del archivo activo al pasivo. Si durante este periodo de conservación en el Archivo Pasivo el usuario solicitase atención, su historia se retirará del Archivo Pasivo y se incorporará al Archivo Activo.

Después de 15 años de inactividad de la historia en el archivo pasivo, se procederá a su destrucción selectiva, para aquellos casos con episodios de hospitalización y destrucción total para aquellos casos que sólo tengan consultas externas. Para el caso de la depuración selectiva se conservará de manera definitiva en forma original o en medio magnético los siguientes formatos:

- Hojas de consentimiento informado.
-Hojas de retiro voluntaria.
- Informes quirúrgicos y/o registros de parto.
- Informes de anestesia.
- Informes de exploraciones complementarias.
- Epicrisis.
- Informes de necropsia.
- Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería.

El proceso de destrucción parcial o selectiva de Historias Clínicas del primer nivel, deberá ser avalado por el Comité de Historias Clínicas de la Dirección Regional de Salud, para el I nivel, y para los niveles II y III por el Comité de Historias Clínicas del Hospital. Registrando este acuerdo en un Acta, así como la lista de Historias Clínicas depuradas. En caso de que los pacientes demanden atención de salud posterior a la destrucción de su historia clínica, los formatos conservados serán los documentos que reinicien su Historia Clínica manteniendo el número asignado originalmente.

Nuevos Ingresos: Diariamente.

Organización: El archivo de Historia Clínica se encuentra centralizado y dividido en un archivo activo y uno pasivo. Adicionalmente, previa autorización de la jefatura del establecimiento de salud, se podrá implementar el archivo de Historias Clínicas especiales, dicho archivo funcionará en ambientes físicos separados y contendrá Historias Clínicas que por su contenido son potencialmente de implicancia médico legal, debiendo estar foliadas.
Las historias clínicas están conformadas bajo la siguiente estructura:
1. Identificación del paciente: Es la sección o parte de la Historia Clínica que contiene los datos de identificación del paciente, incluyendo el número de su Historia Clínica y datos sobre el Establecimiento de Salud.
2. Registro de la atención de salud: En esta sección se encuentra el registro de la atención de salud que se brinda al paciente, para lo cual el prestador de salud utiliza los formatos para consignar la información de la atención según naturaleza del servicio que presta.
3. Información complementaria: Corresponde a la sección de información complementaria los resultados de exámenes auxiliares, así como todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, técnico, científico y/o administrativo de las acciones realizadas al paciente en el proceso de atención, tales como el consentimiento informado, documentos de referencia y contrarreferencia, documentación de seguros, y otros que se considere pertinente.
Los Archivos de Historias Clínicas, se organizan empleando diferente métodos: En el primer nivel de atención, en el caso de establecimientos con población asignada, las carpetas familiares se ordenarán en sectores, los que serán definidos por el propio establecimiento de salud.
El Archivo de Historias Clínicas del Hospital Regional de Ayacucho emplea el método Dígito Terminal Compuesto, el cual permite archivar las historias de manera más rápida, segura y precisa. Se divide al Archivo inicialmente en 100 secciones (00 - 99), cada una de las cuales a su vez se subdivide en 100 divisiones. Para archivar una historia clínica se toma como primer elemento los dos últimos números, los cuales constituyen su sección; luego se toman los dos números centrales y se ubica la división dentro de la sección correspondiente. Los dos primeros números sirven para ubicar el orden consecutivo que le corresponde dentro de la división respectiva. Es aplicable en archivos cuyo volumen es mayor de 100, 000 historias.
Las historias en el archivo pasivo y en archivo especial, de ser el caso, se archivarán según el mismo método que se usa en el archivo activo.

Condiciones de Acceso: Ley General de Salud: Artículo 25o.- Toda información relativa al acto médico que se realiza, tiene carácter reservado.
El profesional de la salud, el técnico o el auxiliar que proporciona o divulga, por cualquier medio, información relacionada al acto médico en el que participa o del que tiene conocimiento, incurre en responsabilidad civil o penal, según el caso, sin perjuicio de las sanciones que correspondan en aplicación de los respectivos Códigos de Ética Profesional.

Se exceptúan de la reserva de la información relativa al acto médico en los casos siguientes:

a) Cuando hubiere consentimiento por escrito del paciente;
b) Cuando sea requerida por la autoridad judicial competente;
c) Cuando fuere utilizada con fines académicos o de investigación científica, siempre que la información obtenida de la historia clínica se consigne en forma anónima;
d) Cuando fuere proporcionada a familiares o allegados del paciente con el propósito de beneficiarlo, siempre que éste no lo prohíba expresamente;
e) Cuando versare sobre enfermedades y daños de declaración y notificación obligatorias, siempre que sea proporcionada a la Autoridad de Salud;
f) Cuando fuere proporcionada a la entidad aseguradora o administradora de financiamiento vinculada con la atención prestada al paciente siempre que fuere con fines de reembolso, pago de beneficios, fiscalización o auditoría; y,
g) Cuando fuere necesaria para mantener la continuidad de la atención médica al paciente.
La información sobre el diagnóstico de las lesiones o daños en los casos a que se refiere el Artículo 30o de esta ley, deberá ser proporcionada a la autoridad policial o al Ministerio Público a su requerimiento

Condiciones de Reproducción: Se deberá tener en consideración lo establecido en el punto de "condiciones de acceso".

Lengua/escritura(s) de los Documentos: español (o castellano)

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Las historias clínicas desde el año 1964 a 1990, las cuales se tenian en tarjetas, han sido ingresadas al nuevo sistema en un 80%. Los demas registros desde 1990 hasta 2009 se han migrado al nuevo sistema GALENO, con la información que los sistemas de aquellos años registraban. A partir de finales del año 2009, con la implementación de GALENO, todas las historias tienen una descripción detallada del paciente y su tratamiento.

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: Un apunte importante señalar es lo relacionado a la propiedad de la historia clínica. Lo que indica la Norma Técnica es lo siguiente:
La Historia Clínica y la base de datos, es de propiedad física del establecimiento de salud.
La información contenida en la historia es propiedad del paciente, por lo tanto tiene derecho a ella, según lo estipula la Ley General de Salud.
El personal asistencial que elabora la historia clínica tiene derecho de propiedad intelectual respecto a dicho documento.
En caso de cierre de un establecimiento de salud, el Comité de Historias Clínicas que corresponda según nivel de atención, tomará la decisión sobre el destino de todas las Historias Clínicas.

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada según:
-Consejo Internacional de Archivos. 2000. Norma Internacional general de Descripción Archivística. ISAD (G). 2a ed. Madrid : s.n., 2000. pág. 125. ISBN - 84-369-3403-2.

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