Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Secretaría General de la Universidad Tecnológica de Panamá

[f] 01-01-2005 (Probable) / 31-12-2011 (Probable)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: La sección de archivo surgió con la creación de la U.T.P en 1981. Esta sección comenzó con un depósito chico, en el cual se ordenaba la documentación en cajas de la mejor manera posible.A pesar de esto, el archivo logró brindar un excelente servicio y después logró adquirir la instalación de los expedientes de los estudiantes mejores condiciones. Luego se asigna un espacio mayor de acuerdo a las necesidades de ese momento. Actualmente el archivo cuenta con un espacio más amplio, nuevo mobiliario,equipos y nuevas tecnologías que nos permite brindar un servicio eficiente y eficaz.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La Secretaría General es la unidad administrativa que centraliza y coordina las cuestiones administrativas relacionadas con el personal docente y educando de la Universidad Tecnológica de Panamá. Además, organiza, atiende, archiva y custodia los documentos relativos a dicho personal y estudiantado, y a las actividades que conciernen a toda la Institución.

Tiene su origen desde la creación de la Universidad Tecnológica de Panamá el 13 de agosto de 1981. Desde entonces ha mantenido un continuo servicio de atención



a la gran cantidad de solicitudes presentadas por estudiantes, docentes, investigadores y partes interesadas (emisión de historial académico, confección de diplomas, certificaciones, actas, resoluciones, entre otros).

En el año de 1983 la Secretaría General contó con la instalación de una terminal de computadora con el fin de captar las calificaciones de los estudiantes de la Universidad Tecnológica de Panamá y expedir los créditos académicos en forma automática.

Las primeras emisiones de créditos oficiales computarizados se dieron en el año 1984 con la participación del Centro de Cómputo. Posteriormente se habilitaron programas para que Secretaría General hiciera la captación de la mayor parte de la información que conlleva un expediente.

A partir del año 2004 se procedió a digitalizar los expedientes de primer ingreso y en julio de ese mismo año, se brinda a los estudiantes activos el servicio de solicitar su historial académico (créditos) por Internet que actualmente se ha constituido en uno de los servicios más utilizados por las nuevas generaciones, esta información está demostrada estadísticamente.

La digitalización de los expedientes académicos, la traducción al idioma inglés de todos los planes de estudio, el desarrollo de nuevos programas y tecnología, están orientadas a brindarles un servicio de calidad a nuestra comunidad universitaria.

El 8 de febrero de 2012 la UTP recibió el Certificado de Calidad bajo los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 por la implementación de su Sistema de Gestión de la Calidad, adquiriendo un compromiso para mejorar continuamente sus procesos y brindar un servicio de calidad a sus usuarios.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El archivo de la Secretaría General cuenta con la información valiosa correspondiente a cada uno de sus estudiantes en el Campus y Centros Regionales, permitiendo esto que las labores de consulta y recopilación sean mucho mas eficientes. Los niveles de coordinación entre los interesados y los entes prestadores de información obrienen buenos resultados. El tipo de trabajo que se lleva a cabo corresponde a la recepción de correspondencia, documentación de ingreso, los tipos de solicitudes; las revisiones de Créditos, la clasificación de los tipos documentales, ya sea para digitalización o archivo.

Valoración, Selección, Eliminación: Para la sección de archivo son muy importantes cada uno de los documentos que llegan a nuestra sección. Estos documentos son originales y representan la trayectoria académica de cada uno de los estudiantes que se encuentran estudiando en nuestra universidad. Y estos tienen un valor permanente. Estos procesos nos permiten tener expedientes completos y fáciles de manejar

Nuevos Ingresos: Por tratarse de archivos de gestión los documentos son de ingreso diario, al final del año podemos contar aproximadamente con 500 expedientes nuevos y trasladar alrededor de 300 inactivos.

Organización: Sistema alfabético numérico.

Condiciones de Acceso: El acceso al área es restringida. No obstante se albergan dcumentos de otras áreas los cuales diariemente son consultados por sus usuarios.

Condiciones de Reproducción:

Lengua/escritura(s) de los Documentos:

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 61000 Expediente(s)
• Soporte: Papel