Código de Referencia:

Título /Nombre Formal: Dirección General de Auditorías

[f] 01-01-1988 / 01-01-1988

[c] 01-01-1988 / 01-01-1988

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: La Contraloría General de la República tiene su antecedente en el antiguo Tribunal de Cuentas, que hasta estuvo vigente hasta el mes de septiembre de 1979, fue el ente regulador del Estado respecto a la utilización de recursos del tesoro nacional. De esta etapa, se cuenta tan solo con algunos ejemplares documentales acerca del accionar de esta institución pues todo fue desechado.

A partir de la creación del Archivo Central se normó la estadía de los documentos en el Archivo por un período no mayor de diez años, a partir de los cuales pueden ser desechos pues ya ha pasado su vida útil en términos administrativos. Tanto las auditorías como los documentos contables están sujetos a esta norma. Para su expurgo, se elabora un listado y lo que se va a destruir se lleva a la trituradora de la Lotería Nacional y se envía a Los Pipitos.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: El Archivo Central de la Contraloría General de la República, existe desde el 17 de agosto de 1999, según Normativa emitida por el Contralor General de ese entonces. La normativa da las pautas del ingreso de documentos al archivo provenientes de las otras áreas que pertenecen a la Institución. Igualmente, especifica el ingreso de personas ajenas al archivo y los mecanismos de préstamo de documentos.

Forma de Ingreso: ADQUISICIÓN

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Los documentos que componen este Fondo Documental son los siguientes: auditorías provenientes de la Dirección General de Auditorías; y, comprobantes de pago, nóminas, cheques, informes, comprobantes de diario, pagos de servicio, etc., almacenados en la oficina de contabilidad.
Las auditorías en su interior contienen los siguientes documentos: índice de trabajo, opinión legal, análisis de hipotecas, acta de revisión de papeles de trabajo, registros de propiedad, actas certificadas, escritura de contrato de crédito, amortizaciones de préstamo, escritura de compra-venta, escritura de liberación de garantía, cancelaciones de créditos, estudios de factibilidad, remisión de documentos, análisis de procedimientos, detalle de materiales, resumen del plan de auditoría y costos, correspondencia, informe borrador, puntos de revisión del supervisor y notificación de hallazgos.

El contenido de las auditorias varía de acuerdo al sector donde se realice la misma. Así, están las auditorías provenientes de las delegaciones territoriales; las auditorías programadas a los distintos sectores del Estado (infraestructura y transporte, sector social, poderes del Estado y seguridad pública, sector presupuesto, inversión y recaudación); las auditorías especiales, etc.

Valoración, Selección, Eliminación: Como se ha dicho antes, en la institución se aplica la norma de los diez años de vigencia, por eso es que cumplido este tiempo los documentos se desechan; en parte contable se encuentran documentos a partir del 2002, y en las auditorías a partir de 1996, dada la importancia de las mismas para las instituciones que han sido auditadas.

Nuevos Ingresos: Para el archivo de Contabilidad se enumeran 30 cajas al año; para las auditorías no hay un número específico pues varía de acuerdo al plan de la Institución.

Organización:

Condiciones de Acceso: El acceso al Archivo es restringido al público, únicamente las personas productoras de los documentos pueden acceder a los mismos.

Condiciones de Reproducción: No se permite la reproducción total o parcial de las auditorías o documentos contables

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Toda la documentación está en español.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos se encuentran guardados en cajas antiácidas, en depósitos con ambientación e iluminación adecuada. En los depósitos no hay extintores, pues al haber tantos (cinco en total) es difícil ubicar uno por depósito, a la vez que se encuentran alejados unos de otros. Fumigan y ponen veneno para las ratas y cucarachas cada seis meses.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• En principio, cuando entra una caja de documentos al archivo esta ya viene con su debido inventario, pues es una de las normas expuestas en el documento de creación del archivo que cada área que remita documentos al archivo debe enumerar, nombrar y describir el documento remitido; luego las cajas están debidamente enumeradas y rotuladas haciendo más fácil la ubicación de un documento.
  También, de los documentos que se llevan a expurgo se tiene inventario, respectivamente firmado por el responsable del Archivo, de la oficina productora y de un miembro del Consejo de la Contraloría.

Existencia y Localización de los Originales:

Solo en el Archivo.

Existencia y Localización de las Copias: En las instituciones auditadas.

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas: