Código de Referencia: PE.5300119.APUCP/1

Título /Nombre Atribuído: Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: Después de 66 años de funcionamiento de la Universidad, la Resolución Rectoral N° 108/83 del 7 de abril de 1983 dispuso el inicio de las acciones conducentes al establecimiento del Archivo de la Universidad y cinco años mas tarde, la resolución del Consejo Universitario N° 296/88 del 17 de agosto de 1988 oficializó su creación como una unidad de apoyo académico-administrativo dependiente del rectorado. En una primera etapa el proceso de reunión y traslado de los documentos que se encontraban en las oficinas o lugares de origen estuvo limitado porque el espacio temporal que se le asignaba era muy pequeño. En sus 35 años de existencia ha sufrido 3 mudanzas hasta que, desde junio de 2011, ocupa el local definitivo y apropiado que actualmente tiene.
El Archivo sirve y conserva para siempre la memoria de la universidad porque en la diversidad de los documentos textuales, visuales, audiovisuales y digitales que ha producido y produce a lo largo de toda su existencia se refleja no solo su historia e identidad sino la continuidad y la singularidad de la vida universitaria.

En forma paralela, desde el Archivo se han realizado muchos eventos archivísticos a nivel nacional e internacional como la creación de la Comisión de archivos universitarios que promovía las reuniones de los archivos universitarios. Fue el organizador y anfitrión de la Segunda Reunión de Archivos iberoamericanos y el IX Seminario de la Sección de Archivos Universitarios del Consejo Internacional de Archivos. Igualmente cumplió un rol trascendental para lograr que en el artículo 21 de la actual constitución política del Perú se considere por primera vez a los documentos bibliográficos y de archivo como integrantes del Patrimonio Cultural de la Nación.

Actualmente se desempeña como el ente rector del sistema institucional de archivos y con esa finalidad brinda asesoramiento y supervisión a los archivos de gestión, capacita al personal y ya tiene una primera versión del manual de procedimientos archivísticos con miras a uniformar el trabajo especializado y a facilitar la gestión documental. En este manual está incluido el cuadro de clasificación funcional, el calendario de conservación o retención de documentos y los formularios para las transferencias y eliminaciones.
Edita y publica la colección Cuadernos del Archivo de la Universidad, a la que se puede acceder virtualmente en el Repositorio Institucional de la PUCP, y mensualmente difunde su boletín electrónico Alerta Archivística.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Fue la primera universidad privada que se fundó en Lima y el Perú. El documento fundacional es la Resolución Ministerial del 24 de marzo de 1917 que aprobaba y autorizaba el funcionamiento de la universidad con sus dos facultades: Letras y Jurisprudencia. Su fundador y primer rector fue el padre Jorge Dinthilac quien la dirigió hasta el año que falleció (1947)
Cuando la universidad cumplió 25 años, el Vaticano la distinguió elevándola a Pontificia y en 1949 el Estado la reconoció con valor oficial. En los 100 años de existencia hoy es considerada como la mejor universidad privada del Perú. Ver mas (hacer vínculo con la página web de la PUCP

Forma de Ingreso: OTROS

Observaciones del Ingreso: Los documentos producidos por la misma Universidad ingresan mediante transferencias de los archivos de gestión.
El Archivo también ha recibido por donación colecciones de personas privadas como las del dúo criollo Las Limeñitas, del historiador Percy Cayo Córdova, de Guillermo Durand Flórez, etc.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Las series documentales que conserva y sirve son la expresión de las funciones y actividades académicas y administrativas de la PUCP a lo largo de sus primeros 100 años. Las series de valor permanente de la gestión de gobierno son las siguientes: Actas de sesiones del Consejo Universitario, resoluciones rectorales, convenios nacionales e internacionales, estatutos, reglamentos y normativas, planes y programas, proyectos en general, discursos, memorias y correspondencia externa e interna.
Las series de la gestión académica son: registros de procesos de admisión, registros de matrículas, registros de grados y títulos, actas de exámenes o notas, exámenes de grado, legajos de graduados y titulados, expedientes de alumnos descontinuados y eliminados, expedientes de revalidados y de no revalidados, planes de estudio, provisiones de docentes, programas analíticos, proyectos de investigación, planillas, contratos, censos de alumnos y de postulantes, etc.
El archivo audiovisual comprende fotografías analógicas en blanco y negro y digitales que registran imágenes de los fundadores, rectores, profesores, alumnos, personajes ilustres que visitaron la PUCP, celebraciones y eventos académicos, así como también de los primeros locales y de la evolución y nuevas construcciones del campus universitario.

Valoración, Selección, Eliminación: El Archivo solo recibe por transferencias, las series documentales que tienen valor probatorio, testimonial e informativo. El proceso de selección y eliminación de las fracciones de series con valor temporal se realizan en los archivos de gestión con el asesoramiento y supervisión del Archivo de la Universidad

Nuevos Ingresos: Son continuos.

Organización: Los documentos se clasifican en cuatro grandes secciones:
A.Gestión de Gobierno
B.Gestión académica
B.1.Sub Gestión de la docencia
B.2. Sub Gestión del alumnado
B.3. Sub Gestión académico-administrativa
C.Gestión administrativa
C.2. Sub Gestión de Abastecimiento (Operaciones)
C.3. Sub gestión de Talento Humano
C.4. Sub gestión de Obras y Proyectos
C.5. Sub gestión de Mantenimiento
C.6.Sub Gestión de Seguridad
C.7. Sub Gestión de Inmobiliaria.
C.8. Sub Gestión de Servicios internos
C.9. Sub Gestión de Asuntos Jurídicos
C.10 Sub Gestión de Información y Comunicaciones
- Sub gestión del Sistema Institucional de archivos
- Sub Gestión del Sistema de Bibliotecas
C.12. Sub Gestión Contable
C.13. Sub Gestión de Tesorería
D. Gestión de servicios a terceros

Las series de cada subsección se visualizan en el cuadro de clasificación funcional.

Condiciones de Acceso: El acceso y consulta al Archivo es libre para los integrantes de la comunidad universitaria (Autoridades, docentes, alumnos, exalumnos y personal administrativo).
El acceso a los usuarios externos se evalúa previa entrevista y justificación. Para ambos casos no son accesibles los documentos que tienen que ver con la privacidad de las personas y con la seguridad institucional.

Condiciones de Reproducción: Los documentos pueden ser escaneados o fotocopiados para facilitar la transparencia de la información, la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español y latín

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos cuyo soporte es el papel, se encuentran en óptimas condiciones de conservación. Se pueden consultar documentos manuscritos, mecanografiados e impresos.
Las fotografías se pueden consultar ya sea en físico o escaneadas.
Los documentos sonoros han sido migrados al CD y se cuenta con el equipo para acceder a la información contenida en los VHS y el digital videocassette Recorder para los mini DV a y DVCAM.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Cuadro de clasificación funcional, Manual de procesos archivísticos, Base de datos de las principales series (Uso interno)

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo conserva mayormente los documentos originales

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas: A nivel del archivo audiovisual, se recomienda visitar los archivos de la Dirección de Comunicación Institucional y de las Facultad de Ciencias y Artes de la Comunicación y de Arte y Diseño.

Notas de Publicaciones:

• Los documentos del Archivo han sido consultados como las fuentes primarias para publicar:
  1. Historia de la Universidad Católica del Perú (1917 – 1987) de Teodoro Hampe Martinez;
  2.90 años. Crónicas de claustro: Historia de la Facultad de Derecho de la PUCP de Carlos Ramos Núñez,
  3.Historia de la PUCP en 100 años PUCP de Antonio Zapata y Jorge Lossio, (2017) todos editados por el Fondo Editorial de la PUCP.

Notas: El 90 % de los diversos documentos fotográficos, que se han usado para la exposición 100 años PUCP y Mujeres 100 PUCP pertenecen al Archivo los mismos que en su totalidad han sido digitalizados por el personal del Archivo.

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Beatriz Montoya Valenzuela

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD(G), Reglamento del Archivo de la Universidad.

• 40 Metro(s) lineal(es)
• Documentos audiovisuales (112 cajas), 294 DVD, 429 VHS, 512 CD, 70 mini DV y 800 cassettes.
• 1152 Metro(s) lineal(es)
• Documentos textuales (4874 tomos y 3624 cajas de archivo)