Código de Referencia: GT..AGCAG/1

Título /Nombre Atribuído: Escribanía de Cámara

[f] 01-01-1784 / 31-12-1884

[c] 01-01-1784 / 31-12-1884

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: Los documentos han llegado al AGCA en cumplimiento de lo que estable la legislación vigente respecto de las transferencias documentales, Decreto 17-69, Artículo N° 9, el cual establece que cada 10 años las entidades públicas, centralizadas, descentralizadas, autónomas y semiautónomas, están obligadas a enviar su documentación.

De orden de la Presidencia del Organismo Judicial de fecha 23 de julio de 1980, el Archivo General de Protocolos de la Corte Suprema de Justicia hizo entrega de 2179 volúmenes de Protocolos de Notarios fallecidos correspondientes a los años comprendidos entre 1825 a 1900 aproximadamente un año más tarde (el 14 de julio de 1981), mediante una relación de entrega que funge como un inventario de las piezas transferidas.

Fue a través de la orden 569 de la misma Presidencia de fecha 5 de mayo de 1986, que se recibieron 134 tomos inventariados de Testimonios Especiales de Notarios y Protocolos de Notarios cuyos apellidos inician con literal A el 4 de mayo de 1988.

Más tarde, en 1997 un grupo de estudiantes de la carrera de Historia de la Universidad de San Carlos, que efectuaban sus Prácticas de Investigación Histórica realizaron el inventario de los 538 tomos de Protocolos de Juzgados Municipales recién recibidos por el AGCA procedentes del mismo Archivo de Protocolos.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La escribanía de cámara estaba obligada a llevar sus registros, cociéndolos y ordenándolos de forma anual, signándolos el escribano de cámara al final de cada ciclo. Estos no podían tener más de un oficio, para la correcta y eficiente atención de los asuntos judiciales a cargo de la audiencia.

Es en la recopilación de leyes de indias, tomo IV libro XXIII, que se establecen las principales obligaciones de esta escribanía y de sus funcionarios, aunque cabe decir que con el paso del tiempo las atribuciones fueron experimentando cambios, principalmente en el conocimiento de causas.

La escribanía de cámara y gobierno de la audiencia de Guatemala, hacia finales del siglo XVIII, estaba organizada en dos dependencias principales:

Escribanía de Cámara de la Audiencia y Mayor de Gobernación y Guerra.
Escribanía de Hacienda.

Las funciones y facultades de cada escribano se normaron en 1769, por medio de una tabla de asignaciones por ramo, con la finalidad de controlar los desordenes de jurisdicción de cada uno, además de ser un momento en el que la Audiencia trataba de combatir el hecho de que los escribanos de se hicieran llamar ¿Secretarios de Cámara¿.

Los oficios de Escribanos de Cámara constituían cargos vendibles. En este sentido, el estado hispánico exigía la presentación de una fianza, que se escrituraba como instrumento público en la Escribanía de Cámara y Hacienda, tal y como sucedía con respecto a la provisión de cargos públicos de contadores de las cajas reales.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Algunos tipos documentales contenidos en este fondo son los siguientes:

- Compra venta
- Poderes especiales
- Poderes generales
- Arrendamientos
- Cartas de pago
- Obligaciones de pago (reconocimiento de deuda)
- Obligaciones hipotecarias
- Desistimiento de acusaciones
- Escrituración de propiedades urbanas y rurales
- Fianzas
- Testamentos
- Donaciones
- Cobranzas
- Divorcios
- Partición de bienes por muerte
- Hipotecas
- Cartas de pago
- Contratos celebrados por las municipalidades

Valoración, Selección, Eliminación: Los documentos que conserva el AGCA son considerados como parte integrante del Patrimonio Documental de la Nación, debido a su valor histórico, por lo que no se aplica una política de valoración, selección y eliminación.

Nuevos Ingresos:

Organización: Los escribanos de cámara eran auxiliados por una serie de funcionarios con responsabilidades diferenciadas, tales como:

Escribanos receptores: En virtud de facultades y comisiones del tribunal, salía a practicar diligencias judiciales, y estaba encargado de la admisión de autos.

Interpretes: Eran los traductores que mediaban cuando uno o más de los otorgantes, no eran castellano parlantes.

Procuradores: Eran los funcionarios que exhibían las causas, en nombre de un otorgante que libraba poder a su favor, para representarlo en negocios judiciales y extrajudiciales, además mediaban entre los litigantes y la audiencia o hacienda.

Repartidor y tasador: Era la persona que en este tribunal superior, distribuía los negocios y asuntos entre los escribanos.

Condiciones de Acceso: De acuerdo al Artículo 30 de la Constitución de la República, todos los actos de la administración son públicos. A este se suma el Artículo 31 en el que se estipula que toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos, fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la finalidad a que se dedica esta información, así como a corrección, rectificación y actualización.

En este sentido, el AGCA estimula el libre acceso al patrimonio custodiado tanto de académicos e investigadores como de la ciudadanía en general

Condiciones de Reproducción: De acuerdo al mismo Artículo 30 de la Constitución de la República, los interesados tienen derecho a obtener en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar, por lo que el AGCA extiende certificaciones y fotocopias legalizadas de los documentos que conserva.

Sin embargo, el derecho ciudadano de petición (consignado en el Artículo 28) se ve condicionado al estado de conservación de los documentos, puesto que no se permite fotocopiar aquellas piezas que puedan sufrir algún daño en el proceso. Es el caso de los protocolos procedentes de cualquiera de los fondos aquí descritos, ya que se encuentran encuadernados y no se cuenta con una fotocopiadora adecuada para este tipo de formato.

Es por ello que hasta el momento, se permite la fotografía de los documentos que no puedan fotocopiarse, con fines académicos, científicos y personales no lucrativos.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Los inventarios de los Fondos conformados por Escribanía de Cámara, se encuentra en proceso de realización como parte del proyecto Censo Guía de Archivos.

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 8 Libro(s)