Código de Referencia: ES.13005.AM/1

Título /Nombre Atribuído: FONDO MUNICIPAL DE ALCÁZAR DE SAN JUAN

[f] 01-01-1300 / 31-12-1999

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El archivo como instalación, estuvo bastantes años en la torre del antiguo Ayuntamiento de Alcázar, encima de la llamada "sala de la media naranja" donde tradicionalmente celebraba el Ayuntamiento sus sesiones y tenían lugar los actos más significativos de la vida local como las tomas de posesión del Gran Prior y del Gobernador de la Orden de San Juan.
Esta es la primera instalación documentada de donde se encontraba el archivo de esta localidad, la documentación estaba ubicada en dos arcas una mas grande que la otra.
El segundo emplazamiento del archivo municipal en las denominadas casas de ayuntamieto, corno aparecía en la inscripción que estaba en el rellano de la escalera del antiguo ayuntamiento: "La puerta para este Archivo, se abrio a la pinfzipal escalera y puertas a la torre i quartos altos, i sala de prission, de cappitulares... Año de 1678".
Durante la segunda mitad del siglo XVIII sólo se debieron hacer obras de mantenimiento del edificio como las aprobadas por acuerdo municipal del 25 de marzo de 1756, fecha en que además del retejo general se decide "se Blanquée la Sala Capitular qe lo esta Yndefzente y se coloque en ella un quadro de Ma SS'" de la Conspcion la pral. Patrona de esta 1/ll Pintando dha. Sala y su Media Naranja pa su maior de_zencia e ygualmente se blanquee la Antesala" el quarto qesirbe pa Prision como también el Archivo con la fabrica de un estante como necesario pa los papes qe estan sin proporcion con una mesa, quatro bancos pa el manejo de dhos. Papeles y qe también se componga el quarto del Repeso donde se ponen los Cavalleros Rexidores con una silla en se han de sentar pr no haverla todo a fin de la defzencia qe corresponde' 1
Posteriormente el fondo de archivo es trasladado a distintas dependencias municipales, como el sótano del antiguo Casino de Alcázar, la planta alta de la Casa de la Cultura, hasta la ubicación definitiva en la sala del archivo histórico del Patronato Municipal de Cultura.
El trabajo de archivero, es coetáneo con el de escribano ya que en sus manos estaba la elaboración de parte de la documentación y la custodia de los papeles del archivo, existen referencias a la obligación que tenían los escribanos de entregar los papeles del archivo y colocar que los tenían en sus propios domicilios'', para controlar estas mermas en 1739 se crea un inventario que engloba todos los documentos existentes dentro del archivo municipal de Alcázar desde 147513 en adelante. Posteriormente, no es hasta finales del siglo XX, cuando José Fernando Sánchez Bodalo empezó a describir un Catálogo del Archivo Histórico Municipal de Alcázar de San Juan. Fue un trabajo llevado a cabo durante dos años y publicado en 1987 por la Casa de Cultura de la localidad. A partir de entonces se dio un impulso definitivo en la organización del fondo documental con su encarpetado normalizado y organización en 31 secciones haciendo posible la consulta de dicho Archivo. Se clasificó la documentación más antigua que se conserva en el fondo histórico de Alcázar de San Juan, correspondiente a una cronología comprendida entre 1300 y 1900.
Desde 1988 el Archivo Histórico se encuentra situado en la calle Goya n° 1 (actual Patronato Municipal de Cultura) y el resto de archivo en dependencias del actual ayuntamiento de Alcázar de San Juan sin organizar.
Posteriormente en 2002, se empezó a organizar la segunda parte del fondo del Archivo Histórico, con unas fechas extremas de 1883 a 1951, al cargo de Amelia Baquero Quintana. Su trabajo consistió en aplicar a sólo esta parte del fondo, un cuadro de clasificación, ya que las 31 secciones anteriores respondían a clasificaciones temáticas. También este año se crearon fichas de identificación descriptivas en papel.
Durante el 2004, con trabajos esporádicos de Francisco José Atienza Santiago, se fusionaron en un mismo depósito ambas partes del fondo de Archivo, respetando su organización, clasificación e identificación original, pero adaptándolas ambas partes a un mismo cuadro de clasificación, único para todo el fondo y se empezó a describir la documentación en ISAD (G), utilizando una base de datos realizada en Access. En el 2007 se establece la plaza de archivero del PMC, en colaboración con las ayudas ofertadas por el Archivo de Castilla La Mancha a media jornada y en 2008 se amplia a jornada completa, donde se sigue desarrollando la misma tipología en el archivo comenzada en el 2004, aplicando también la Neda 2006 en sus descripciones, también se ha organizado el fondo organismo autónomo del Patronato Municipal de Cultura.
La historia de la documentación que se guarda en el archivo ha sufrido diversos avatares a lo largo de su historia, ya en 1578 se aludía a la falta de hojas de los libros de posesión de oficios", pero también unos años después en 1586 se hace referencia a la existencia del privilegio de las Salinas de Eipartinas que esta villa tenía de 20.000 maravedíes de juro en cada año, y que para su conservación se construye una caja de noguera, que hizo Diego Gutiérrez. al que se le pagaron 5 reales.
También en algunos casos, cuando el trabajo de los escribanos era muy abultado, se recurriera a escribientes particulares, como sucedió en 1586, que se le pagan a Diego de Toledo, morisco, escribiente y vecino de esta villa 12 reales por escribir los dos libros de repartimiento de alcabala15.
A finales del siglo XVII, se hace alusión a la falta o inexistencia de un inventario del archivo' y en 1690 aparece en las actas municipales del 11 de noviembre, un decreto para que de las cuentas de arbitrios se gaste en hacer unos estantes para los papeles del archivo. Parece que tanto las quejas de falta de inventario, como la colocación de estantes, surgieron efecto ya que en 1739, se crea el primer inventario que se conoce de la documentación existente en el archivo desde 1475.
El 14 de Julio de 1800, el concejo acuerda guardar la medida de media fanega en el archivo, lo que se supone, que no solo en el archivo se guardaban documentación sino que también se custodiaban los distintos tipos de medidas de la villa.
A principios del siglo XIX, la documentación del archivo de Alcázar se encontraba en desorden y confusión17, por los distintos acontecimientos históricos como la guerra de la independencia. Ya en la segunda mitad del XIX, en la primera república, el archivo se llevó al abandono e indiferencia con que se ha tratado este tipo de fondos, por los distintos organismos municipales. En algunas poblaciones limítrofes, conllevó a que se eliminaran, abandonaran o no protegieran, Alcázar de San Juan es de las únicas instituciones, que ha sabido conservar en lo medida de lo posible su patrimonio documental, pero los avatares del tiempo, problemas de índole local como ubicación, acontecimientos históricos del siglo XX como la Guerra Civil, expolio selectivo de "estudios furtivos" de distintos eruditos locales o de las distintas poblaciones del partido, lo han deteriorado en parte, provocando lagunas documentales irrecuperables.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La evolución histórica del concejo y sus competencias municipales han sufrido numerosos cambios a lo largo de la historia, desde la E. Media cuando el municipio surge como una forma jurídica- pública, mediante la cual algunos ciudadanos, participan en el gobierno de la comunidad local, logran una creciente autonomía, afirman su poder jurisdiccional y desarrollan un aparato institucional de oficiales. Alcázar este siglo XII había pasado al dominio castellano tras la conquista de Calatrava en 1147 y quedaba en 1150 a cargo de un señor, que posteriormente la dona a otro particular y este a su vez en 1223 la donaba a la Orden Militar de Santiago, pasando por tanto, el dominio jurisdiccional de particulares a la dependencia de la Orden Militar en este caso de Santiago. En 1237, las órdenes de Santiago y de San Juan llegaron a un acuerdo de delimitación de sus respectivos señoríos, por el que la Orden de Santiago cedía a Alcázar a la Orden del Hospital de San Juan, dentro de un contexto de clarificación de los territorios de ambas in. stituciones.
/ La Orden Militar de San Juan, inmediatamente integró a Alcázar dentro de un ambicioso plan de repoblación, por lo que en 12411 el comendador Hospitalario de Consuegra, Rodrigo Pérez, daba Alcázar para ser poblada según fuero de Consuegra' a 342 pobladores. En 1262, el prior de la Orden del Hospital en los reinos de Castilla y León, frey López González confirmó dicha carta de población de Alcázar', hasta que en 1292, el rey Sancho IV, para satisfacer la petición de Fernando Pérez, gran comendador de la Orden del Hospital en España, y los freyres hospitalarios, otorgaba que pudieran hacer villa de su aldea de Alcázar, por el que establece que el lugar podía tener su propia enseña y sello, y mercado un día a la semana, también podían disponer de alcaldes y jueces propios para sus necesidades de orden judicial, y de un término territorial con las aldeas que le asignase el Hospital, Alcázar quedaría libre de cualquier sujeción con respecto a cualquier otra villa o castillo, dependiendo directamente de la Orden.
Los alcaldes, escribanos y guardas serían anualmente nombrados el domingo siguiente al día de San Martín, con la aprobación del comendador, la nueva villa tendría un mercado semanal todos los jueves, la Orden incluía dentro del término de Alcázar dos lugares, Cervera y Villacentenos4, aunque la Orden se reservaba algunas propiedades en estos sitios, y establecía que cincuenta pobladores de Alcázar podían asentarse en Villacentenos, sin que pasaran por ello, a la jurisdicción de Consuegra, se mantiene para la villa el ordenamiento fijado en la carta de población de 1241. Ya en época Moderna, apenas existió en Castilla, un régimen de administración territorial propiamente dicho hasta el siglo XVIII. En el caso de Alcázar, como las facultades jurisdiccionales pertenecían al prior, el monarca no vendió regidurías ni oficios de honra, lo que evitó los consumos de cargos operaciones que endeudaron a muchas localidades del Campo de San Juan. Hubo venta de oficios aislados, como el de corredor y almotacén que compró Alcázar en 1616 por 562.500 mrs. Y que costaría un pleito fiscal del Consejo de Hacienda en los años sesenta del siglo XVII'. Alcázar de San Juan, la situación jurisdiccional gubernativa en época moderna se articulaba en alcaldes ordinarios, regidores, que ejercían justicia de primera instancia y gobernaban el ayuntamiento, los propios y reales haberes, y otra figura era el gobernador del priorato, juez ordinario y justicia mayor. Las reformas de Carlos III afectaron a una vida municipal ya unificada, el auto acordado de 1766 abrió el acceso a los oficios a los individuos no nobles y creó dos instituciones nuevas: los diputados del común" el síndico personero. Ambos eran elegidos por el vecindario, agrupado en parroquias, a través de unos compromisarios. También encargó la fiscalización de la Hacienda municipal al Consejo de Castilla, a través de la Contaduría de Propios- y Arbitrios, creada en 1760. Continuando así con la política iniciada por Felipe V de supresión de venta de propios. Los notables de Alcázar, con el tiempo, jugaron cierto papel en la justicia mayor, en este siglo XVIII, por uso actual o tolerancia, el teniente de gobernador de Alcázar era el alcalde del estado de los hijosdalgo6. Pero en este siglo XVIII el control monárquico del priorato clarificó las competencias del prior, sujetó la justicia ordinaria y apaciguó a las oligarquías, lo que motivo que el Consejo de Castilla, tuviera que hacerse cargo de las facultades municipales, para ello nombró tanto jueces particulares como gobernadores'. El gobernador siguió siendo una pieza clave en el engranaje señorial, en ciertos momentos sus competencias se ampliaron, Felipe V por real cédula de 28 de noviembre de 1722, ordenó que las tres jurisdicciones: ordinaria, de salitreros y de rentas reales, que se ejercían en Alcázar de San Juan y en las demás villas del priorato, por tres jueces distintos fueron asumidas por el gobernador. Además de justicia mayor y juez específico de salitreros, pasó a ejercer la superintendencia de rentas reales y de millones. Sin embargo, en 1742, Campillo suprimió la superintendencia de rentas de Alcázar y la trasladó a la de Toledo'. Los cargos municipales en la contemporánea pasan de las subprefecturas al subdelegado del Gobierno. Desde la obra desarrollada por José I y el uniformismo municipal, pasando por la posterior consolidación del municipio constitucional en 1823, las leyes de ayuntamientos de 1840 y 1845, la ley de 1877 y su carácter centralista, pasando posteriormente por el decreto Moret de 1902, el Estatuto municipal de 1924, la ley de bases municipales de 1935, la ley de Bases de Régimen Local de 1945, concretando en la Ley reguladora de la Bases de Régimen Local de 7 de abril de 1985 sobre la organización de esto estamentos públicos municipales. La situación actual, mucho mejor conocida, tiene como marco inicial básico la Ley 7/1985 Reguladora de Bases del Régimen Local y el Real Decreto 781/1986, que aprueba el Texto Refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de Régimen Local, y como una de sus últimas disposiciones la Ley 57/2003 de Modernización del Gobierno Local. Aunque conviene advertir que en el Congreso de los Diputados, y promovida por la FEMP, se está trabajando ya en una nueva Ley de Régimen Local que sustituirá a la de 1985.
En el artículo 26 de la Ley 7/1985 se establece que todos los municipios, y con cargo a sus ayuntamientos, deben disponer de alumbrado publico, cementerio, recogida de residuos, limpieza viaria, abastecimiento domiciliario de agua potable, alcantarillado, acceso a los núcleos de población, pavimentación de las vías publicas y control de alimentos y bebidas. Los que tuvieran más de 5.000 habitantes debían contar con parque público, biblioteca pública, mercado y tratamiento de residuos. Si sobrepasaban los 20.000, en ese municipio debía existir protección civil, prestación de servicios sociales, prevención y
extinción de incendios, instalaciones deportivas de uso público y matadero. Por último en las poblaciones más grandes, las que superasen los 50.000 habitantes, a todos los servicios señalados debían añadirse el de transporte colectivo urbano de viajeros y la protección del medio ambiente. El artículo 20 de esa Ley 7/1985 hace descansar la organización municipal en el alcalde, los tenientes de alcalde y el pleno del Ayuntamiento. Por ella se crea además la Comisión de Gobierno en sustitución de la Comisión Municipal Permanente (establecida, como sabemos, por el Estatuto Municipal de 1924). La Comisión de Gobierno debía constituirse en todos los ayuntamientos de más de 5.000 habitantes (y en los de menos si así lo acordaba el Pleno). La formaban el alcalde y un número de concejales no superior al tercio de miembros de la corporación, nombrados y separados por aquél. La Ley 57/2003 de Modernización del Régimen Local ha establecido, por su artículo 20, que la Comisión de Gobierno pase a ser denominada Junta de Gobierno Local, sin que varíe su composición, ni básicamente sus atribuciones. Por esta disposición se añaden dos nuevos títulos a la Ley 7/1985. Uno de ellos, el novedoso título X, establece un régimen orgánico específico para los municipios con mayor población', deteniéndose en la organización y funcionamiento del Pleno, de las comisiones del Pleno, del alcalde, de los tenientes de alcalde y de la Junta de Gobierno. También desarrolla aspectos como la división territorial en distritos, los órganos superiores y directivos, la asesoría jurídica, los mecanismos de participación ciudadana, el Consejo Social de la ciudad y la Comisión especial de Sugerencias y Reclamaciones. Por lo que al Pleno se refiere, las innovaciones más relevantes son, sin duda alguna, la posibilidad de que el alcalde delegue la presidencia. en cualquier concejal, la supresión de sus funciones ejecutivas o administrativas, que se concentran en los órganos de tal naturaleza, y la posibilidad de delegar funciones resolutorias en las comisiones. La Junta de Gobierno Local, en esas grandes ciudades, puede estar formada por personas que no ostenten la condición de concejales, siempre en un número que no supere el tercio del total de éstos. Todos sus miembros siguen siendo designados y cesados libremente por el alcalde, cuyas atribuciones están debidamente reguladas en el artículo 21 de esta ley.
Las atribuciones de los funciionarios con habilitación de caracter nacional (secretario, tesorero e interventos) que se encuentran en la cúspide de la adminsitración municipal fueron establecidas hace años por el Real Decreto 1174/1987, modificado en parte por los artículos 130 y 136 de la Ley 57/2003.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Los documentos ingresan en el Archivo de forma natural, en envíos no normalizados. Desde hace dos años se realiza por transferencia normalizada al Archivo Histórico Municipal, de acuerdo con el Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Entidades Locales, la Ley 7/85 Reguladora de Bases de Régimen Local, la Ley 30/92 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común y Ley 19/2002 de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El fondo del Archivo Municipal del Ayuntamiento de Alcázar de San Juan está constituido por todos los documentos producidos, recibidos o reunidos por:
- La Alcaldía, los concejales y los diferentes órganos autónomos, servicios y dependencias municipales
Por lo tanto la documentación generada por los patronatos, fundaciones, servicios y empresas vinculadas al Ayuntamiento, creadas o por crear, forma parte del patrimonio documental municipal.

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos: Los servicios, secciones y negociados y otras unidades adminstrativas municipales, deberán remitir al Archivo los expedientes, libros y documentos sobre los que hayan transcurrido al menos 5 años desde la finalización de su tramitación administrativa. No obstante y siempre que esté debidamente justificado, podrán realizarse transferencias de documentación que no hayan superado el plazo mencionado. En el caso de series documentales que sean de frecuente consulta en la propia unidad adminstrativa productora, el archivo y el responsable de dicha unidad, podrán acordar su permenencia durante un plazo mayor de tiempo en el archivo de oficina, o bien proceder a su reproducción mediante los sistemas más apropiados con el fin de garantizar su conservación y consulta.
Toda la documentación transferida al archivo municipal deberá ser enviada en perfecto estado, ordenada, foliada, eliminando duplicados y fotocopias inútiles y clasificada por series documentales. Cada transferencia irá acompañada de las correspondientes hojas de remisión. La descripción contenida en esas hojas dependerá de las características de cada una de las series documentales, y tanto esta como su formato y estructura serán determinadas por el Archivo Municipal..
Estas hojas serán firmadas por los jefes de las unidades administrativas de remisión, y el servicio de archivo hará lo propio una vez comprobada la veracidad y corregidos los errores, si los hubiera. Estas hojas son el documento que justifica la asunción por el servicio de archivo de la responsabilidad en la conservación de la documentación recibida.
Las unidades administrativas procurarán enviar los expedientes, libros y documentos tramitados por años completos. La perioricidad de las remisiones será determinada por el archivo en coordinación con esas unidades. El servicio de archivo podrá rechazar las transferencias que no cumplan los requisitos señalados. Todas las transferencias de documentación realizadas quedarán reflejadas en el correspondiente registro cumplimentado por el archivo municipal.
Los ingresos extraordinarios de documentos, ya sea por donación, adquisición, legado o depósito, requerirán acuerdo formal del órgano municipal competente,a propuesta de la Concejalía Delegada del Archivo y con informe del archivero municipal. Todo ello quedará reflejado en los correspondienmtes expedientes de ingreso. Procurará a través de las transferencias extraordinarias la recepción, recuperación o adquisición de fondos documentales y bibliográficos relativos a la Historia de la ciudad.

Organización: El Archivo Municipal de Alcázar de San Juan es un fondo documental que consta de varias colecciones, si bien el principal productor de documentación es el Ayuntamiento.
Existen colecciones facticias de cartelería, de personajes relacionados con la localidad, planos,etc.También hay una hemeroteca de prensa local desde principios del siglo XX hasta la actualidad y una biblioteca auxiliar donde se recogen todas las publicaciones relacionadas con la localidad y con el Archivo. El Fondo del Ayuntamiento se divide en las secciones de Gobierno, Administración, Servicios y Hacienda.

Condiciones de Acceso: Se trata de un Archivo de titularidad pública, por ello es de consulta libre, excepto los establecidos como restringidos por la Ley.
El Acceso está sujeto a la legislación y normativa legales existentes tanto a nivel internacional, nacional y regional, como la Ley: 7/85, Ley 16/85, Ley 30/92, Ley 4/93, Ley 19/02, etc.
Las consultas se diferencian entre las internas realizadas por las diferentes unidades productoras o por los representantes corporativos y las consultas públicas o externas, es decir las efectuadas por los ciudadanos en general.
El servicio de Archivo atiende consultas ineternas y externas dentro del horario de atención al público. La entrada de los depósitos está restrigida a cualquier persona que no sea personal del Archivo, y tan solo en casoso excepcionales (visita concertadas,etc) se podría permotir a los usuarios la entrada a los depósitos en presencia siempre del personal del Archivo.
Los ciudadanos tienen derecho a consultar libremente los documentos conservados en el Archivo Municipal. Este derecho no tiene más limitación que la derivada del contenido de los documentos, de su estado de conservación o de aquellas otras determinadas por la legislación vigente.
Las solicitudes de consulta se realizan mediante la cumplimentación de una hoja por parte de los usuarios, en la que se indican datos del solicitante como su nombre, DNI, fecha de la solicitud y descripción precisa de la documentación solicitada.
Los documentos que contienen información relativa a la seguridad, honor, intimidad e imagen de las personas, o sean objeto de algún régimen de protección, solo podrán ser consultados en los términos establecidos en la legislación estatal y autonómica sobre Patrimonio Documental, régimen jurídico de las Adfministraciones Públicas, propiedad intelectual, protección de datos informáticos y otras aplicables.
La consulta de los documentos de caracter nominativo con una antiguedad inferior a 50 años, no siendo titular del mismo, solo podrá ejercerse si se acredita documentalmente un interés legítimo. Cualquier denegación de consulta deberá verificarse mediante resolución motivada.
Si los solicitantes son investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante podrán acceder a esa documentación, una vez demostrada su finalidad, siempre que se comprometan por escrito a no hacer mención en ella de datos cualitativos que identifiquen a las personas a fectadas, respetando su intimidad. La obtención de reproducciones de esos documentos estará supeditada a la autorización de los interesados.

Condiciones de Reproducción: La reproducción de documemtos es libre mediante solicitud, si bien existen cautelas para algunos documentos, sobre todo aquellos en que lo impida su estado de conservación.
Existen unas tasas establecidas por las ordenanzas municipales para la reproducción de documentos en blanco y negro A4 y A3 y en documentos históricos autorizados en el mismo tamaño.
Cualquier persona o entidad po´drá obtener reproducciones de los documentos del Archivo Municipal, con la excepción de aquellos que estén restringidos por la legislación vigente, por la voluntad del depositante en el caso de una cesión o por sus propias características externas e internas.
El servicio de Archivo establecerá el medio más adecuado para la reproducción del documento solicitado, teniendo en cuenta sus características físicas y el deseo del peticionario.
Para la reproducción de cualquier documento, cuyo acceso no tenga ninguna limitación, se requiere la solicitud previa del interesado y la autorización del servicio de Archivo, lo que quedará reflejado en las correspondientes hojas de solicitud de reproducción.
El servicio de Archivo reproducirá los documentos solicitados y autorizados una vez que el peticionario haya abonado la tasa/precio público, establecido en las ordenanzas anuales que regulan los tributos municipales.
Como norma general el servicio de archivo no hará fotocopias directas de los documentos en pergamino. Los libros o cuadernos manuscritos podrán ser fotocopiados si no existe el riesgo de deterioro de su encuadernación.
Los peticionarios no podrán reproducir series completas. El servicio de archivo evitará en lo posible la creación de archivos paralelos en manos de terceros.
Los dibujos, litografías, grabados, fotografías y carteles serán reproducidos preferentemente mediante fotografía, microfilm o tecnología digital.
Los periódicos solo excepcionalmente podrán ser reproducidos mediante fotocopia directa del original impreso, pudiendo utilizar cualquier otro sistema siempre que no produzca daños en su soporte.
La reproducción de documentos por procedimientos fotográficos a cargo de personal ajeno al Ayuntamiento, podría llevar implícito, si así lo determina el servicio de archivo, la entrega por el solicitante del negativo o diapositiva o copia digital obtenida, que pasará aformar parte del archivo municipal digital. La autorización de la reproducción no otorga ningún derecho de propiedad intelectual o industrial para el que la realiza, en correspondencia con lo establecido en la normativa vigente sobre propiedad intelectual.
En el caso de la utilización de reproducciones de documentos del Archivo Municipal, para editarlos o difundirlos publicamente, se hará constar obligatoriamente su procedencia en esas publicaciones. La autorización municipal se hará por una sola vez y edición. Cualquier reedición deberá obtener un nuevo permiso de reproducción. Toda edición en la cual se reproduzcan documentos del Archivo Municipal podrá ser objeto de inspección previa a la edición si así lo solicita el propio servicio de archivo.
De cualquier edición, sean libros, carteles, videos, CD-ROM o cualquier otro soporte, en la que se utilicen reproducciones de documentos del archivo municipal, se habrá de entregar un ejemplar al Archivo para su incorporación a la biblioteca auxiliar. Según el tipo de edición el servico de Archivo podrá establecer otras condiciones. El Ayuntameinto se reserva el derecho a emprender acciones legales que crea oportunas contra las personas que incumplan las condiciones establecidas en este reglamento, en los servicios u otros documentos relativos al uso público de las reproducciones.
Cuando los documentos del Archivo hayan sido microfilmados, digitalizados o copiados por cualquier otro sistema de reproducción, la consulta se hará preferentemente sobre esos soportes, con el fin de proteger los originales y preservarlos de los daños derivados de un uso frecuente y de una continua manipulación.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Castellano

Características Físicas y Requisitos Técnicos: El estado de conservación en general es bueno, tanto en los documentos de tamaño normalizado como los libros y planos. Empieza a observarse un progresivo deterioro de los documentos elaborados sobre papel de auto calco y documentos de mayor antiguedad. Predomina el soporte papel aunque hay ingresos de documentos en soporte magnético y otros formatos.

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

• "CIUDAD REAL (PROVINCIA)"
• CENSO DE LOS ARCHIVOS Y LOS FONDOS DOCUMENTALES DE CASTILLA-LA MANCHA

Instrumentos de Descripción:

• Existe una base de datos en aplicación informática con su cuadro de clasificación incorporado en Access,según descripción ISAD(G), de elaboración propia y desde el aó 2007 según la NEDA 2006.
  Existen también índices, inventarios y catálogos impresos y se está empezando a digitalizar documentación impresa para realizar búsquedas libres sobre ella.

Existencia y Localización de los Originales:

Existen copias de documentación de Alcázar de San JUan en varios archivos nacionales, regionales, provinciales y algún local, también se conoce la existencia de documentos originales o copias de este archivo en otros centros o instituciones.

Existencia y Localización de las Copias: Hay copias de documentos en el propio Archivo Municipal de Alcázar de San Juan a disposición de los usuarios. Son de documentos ya digitalizados como es el caso de las series de Actas MUnicipales.

Unidades Relacionadas por Procedencia: Hay fuentes documentales relacionadas en los siguienets archivos: Archivo General de Palacio de Madrid, Archivo de Bellas Artes de San Fernando, Biblioteca, Archivo Histórico Nacional, Archivos Históricos Provinciales, Archivos Eclediásticos, etc.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Memorias Anuales de 2008 y 2009. Catálogos de la exposición documental: "Herencia Recibida 2006 y 2008", del Centro Regional de Restauración de Toledo. Catálogo del Archivo Municipal de Alcázar de San Juan (1300-1900). Documentos Medievales de Alcázar de San JUan (siglos XII-XV), etc.

Notas: Por las características propias de la Institución, el Archivo Municipal de Alcázar de San Juan ejerce las funciones solo de archivo histórico, quedando aún por organizar y describir las otras partes del Archivo.

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Francisco José Atienza Santiago. Archivero del PMC

Control de la Descripción - Reglas o Normas: General International Standard Description, Second Edition, ISAD (G) y Norma Española de Descripción Archivística NEDA 2006

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