Código de Referencia: GT..AGCAG/5

Título /Nombre Atribuído: Testimonios Especiales de Notarios

[f] 01-01-1935 / 31-12-1966

[c] 01-01-1935 / 31-12-1966

Nivel de Descripción: Grupo de Fondos

Historia Archivística: El 28 de mayo de 1,889, durante la presidencia de Manuel Lisandro Barillas, la asamblea legislativa encabezada por José Pinto aprobó el decreto número 67, correspondiente a la ley orgánica y reglamentaria del poder judicial, por medio de la cual se normaron los aspectos de la administración de justicia en general, así como las atribuciones y competencias de los funcionarios. Se perfiló un sistema de interrelaciones en los diferentes juzgados con jurisdicciones diversas, con la intención de intervenir de manera eficiente en el control de los actos contenciosos, disciplinarios y de actividades económicas.

El archivo general de protocolos, fue concebido como una dependencia que tendría su asiento en el edificio de los tribunales residentes de la ciudad de Guatemala. Fue creado con la finalidad de concentrar los protocolos de todos los notarios fallecidos y los procedentes de las instituciones que con posterioridad se fueron normando. Esta dependencia estaba bajo la autoridad del secretario de la corte suprema de justicia, que era auxiliado por un escribano, encargado de conformar un libro registro, ordenado de forma alfabética en el que se asentaban los protocolos que ingresaban.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La normativa jurídica establecida en 1935 definió a los testimonios especiales como las copias fieles del acta de protocolización de la escritura matriz, firmadas y selladas, extendida en papel sellado que en su ingenuidad documental, no podían ser comparados con el original, ni tener la misma validez que el original.

En el testimonio se inserta integro el instrumento, a continuación la trascripción y la firma del notario. Todas las hojas del testimonio se encuentran numeradas, expresando las cifras en letras, firmadas y selladas por el notario.

Estructura diplomática de los Testimonios Especiales

1. Introducción o encabezamiento
Constituida por:
Número de orden,
Data cronológica y tópica de validación del instrumento
Nombre y apellido de los otorgantes, consignando su edad, nacionalidad, estado civil, domicilio y profesión
Presencia de dos testigos aptos según la ley y vecinos del lugar en que se otorga el instrumento, expresando sus nombres y apellidos. En los lugares de mayoría de población indígena se estipula la intervención de un interprete nombrado por la parte que ignore el idioma castellano, asentando sus datos generales. En caso que el mismo interprete no supiera firmar, lo hacía por él un testigo.

A través del muestreo aleatorio que se realizó en este fondo, se pudo constatar una presencia recurrente de otorgantes extranjeros, para lo cual utilizaban como instrumento de validación la constancia de inscripción en el registro civil. Para los otorgantes de nacionalidad guatemalteca, los documentos requeridos para identificarse eran la cédula de vecindad y boleto de vialidad, de acuerdo al decreto legislativo 1735 de fecha 5 de agosto de 1931.

2. Cuerpo de la escritura o instrumento:
Compuesta por la relación circunstanciada y concreta del acto jurídico. En el mismo constan referencias sobre sentencias anteriores, autos y pasajes que ordene la ley para la comprensión y calificación del contrato y del motivo de la intervención de la autoridad correspondiente.

3. Conclusión o cierre:
Se compone de:
Fe del notario, que es la constancia de haber tenido a la vista los documentos y comprobantes que corresponde a la naturaleza del instrumento.
Fe de haber leído íntegramente los otorgantes el documento o instrumento público, consignando la unidad de contexto de forma completa.
Aceptación, que se compone de la ratificación y firma del instrumento.
Firma de los otorgantes, testigos y demás personas que intervienen. Y por último, la firma del notario, precedida por las palabras ¿ante mi¿.

Todas las escrituras matrices extendidas en los protocolos podían ser manuscritas o escritas a máquina con tinta indeleble, a excepción de los testamentos y donaciones por causa de muerte que debían ser forzosamente manuscritos.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Del Archivo General de Protocolos

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido:

Valoración, Selección, Eliminación: Los documentos que conserva el AGCA son considerados como parte integrante del Patrimonio Documental de la Nación, debido a su valor histórico, por lo que no se aplica una política de valoración, selección y eliminación.

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: De acuerdo al Artículo 30 de la Constitución de la República, todos los actos de la administración son públicos. A este se suma el Artículo 31 en el que se estipula que toda persona tiene el derecho de conocer lo que de ella conste en archivos, fichas o cualquier otra forma de registros estatales, y la finalidad a que se dedica esta información, así como a corrección, rectificación y actualización.

En este sentido, el AGCA estimula el libre acceso al patrimonio custodiado tanto de académicos e investigadores como de la ciudadanía en general.

Condiciones de Reproducción: De acuerdo al mismo Artículo 30 de la Constitución de la República, los interesados tienen derecho a obtener en cualquier tiempo, informes, copias, reproducciones y certificaciones que soliciten y la exhibición de los expedientes que deseen consultar, por lo que el AGCA extiende certificaciones y fotocopias legalizadas de los documentos que conserva.

Sin embargo, el derecho ciudadano de petición (consignado en el Artículo 28) se ve condicionado al estado de conservación de los documentos, puesto que no se permite fotocopiar aquellas piezas que puedan sufrir algún daño en el proceso. Es el caso de los protocolos procedentes de cualquiera de los fondos aquí descritos, ya que se encuentran encuadernados y no se cuenta con una fotocopiadora adecuada para este tipo de formato.

Es por ello que hasta el momento, se permite la fotografía de los documentos que no puedan fotocopiarse, con fines académicos, científicos y personales no lucrativos

Lengua/escritura(s) de los Documentos:

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• - 1987. Archivo General de Protocolos. Listado de los testimonios especiales.
• Los inventarios de los Fondos conformados por Escribanía de Cámara, Escribanía de Gobierno y Testimonios Especiales de Notarios, se encuentra en proceso de realización como parte del proyecto Censo Guía de Archivos

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

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