Código de Referencia: MX.14039.AUDG/4

Título /Nombre Atribuído: Fondo Personal

[f] 01-01-1974 / 31-12-2004

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: La Unidad del Archivo General de la Universidad de Guadalajara mantiene la custodia del Fondo de Personal desde 1994 y antes de este año, su manejo estaba a cargo de Oficialía Mayor. El Fondo de Personal registra la trayectoria del trabajador académico y administrativo de cada una de las instancias que conforman la Universidad de Guadalajara y es alimentado solamente por la información que contiene el Archivo de Personal de Oficialía Mayor. Los primeros nombramientos que registra el fondo se realizaron en 1925, año en que se constituye la Universidad de Guadalajara en su etapa moderna, y fueron seis: el del rector Enrique Díaz de León, el del escribiente Fernando Aldrete, el del taquimecanógrafo Manuel del Castillo, el del conserje Luis Jiménez y el de los mozos Luis Vázquez y David Castillo. El Fondo de Personal depende únicamente del Archivo de Personal porque es el depósito activo que contiene los expedientes individuales de la planta laboral de la Universidad de Guadalajara, tanto de los trabajadores vigentes como de aquéllos en receso por un mes o hasta por cinco años.
Los expedientes que dejan de ser activos para el Archivo de Personal pasan directamente al Fondo y por ello su relación es directa. Algunas formas por las cuales un expediente puede ser transferido del Archivo de Personal al Fondo, son: egreso, liquidación, sanción administrativa y no contratación. El egreso es la jubilación del trabajador en cualquiera de sus tres modalidades: por tener 30 años de servicio en la institución; cumplir 65 años de edad, independientemente del tiempo laboral o por invalidez definitiva. La liquidación es el finiquito administrativo del contrato laboral y las sanciones se refieren a las faltas que un trabajador puede cometer en el desarrollo de sus funciones diarias. La no contratación es la ausencia de relación laboral en un tiempo mayor de cinco años.Para la organización interna del Fondo de Personal se utilizan las técnicas de clasificación alfabética y cronológica, según el momento de ordenación. La técnica alfabética permite integrar, inicialmente, cada uno de los expedientes del fondo y toma como elemento de orden la primera letra del apellido paterno del trabajador universitario.
Dentro del expediente los documentos que corresponden a cada uno son organizados según la fecha de su creación o recepción y su ordenamiento es descendente porque se coloca adelante el que tiene la fecha más reciente. Cada expediente que integra el Fondo de Personal inicia con el último documento administrativo que emite la universidad: a una jubilación le corresponde el dictamen de liquidación; a la liquidación, un convenio particular o general, según el caso, que exprese la intención del contratante y a una sanción sobre puesto específico, a una sanción sobre puesto específico, un acta administrativa que indique el cierre del expediente o un apartado del mismo cuando el trabajador tiene varias cargos laborales en la misma institución.
En el caso de la no contratación sólo se registra la omisión de un nuevo acuerdo laboral en un periodo mayor de cinco años. Metodológicamente, los documentos al interior de un expediente en el Fondo de Personal se separan en cuatro grades conjuntos temáticos denominados: datos personales, trámites académicos, trámites administrativos y antigüedad y oficios varios. Fue en 1995 cuando se constituyeron los apartados de datos personales y de antigüedad y oficios varios, y los dos restantes: trámites académicos y trámites administrativos, se crearon en 1998. En la separación de dichos grupos documentales se utilizan hojas de colores: al iniciar cada apartado se coloca una hoja de color: a la primera le corresponde el azul; a la segunda, el rojo, a la tercera, el verde y a la cuarta, el amarillo.

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Documentos referidos a la trayectoria académica y administrativa de los empleados de la Universidad de Guadalajara.

Valoración, Selección, Eliminación: Las actividades y los criterios de valoración, selección y eliminación documental las ha realizado históricamente el titular de la Unidad del Archivo General y no se han explicitado en un texto institucional.

Nuevos Ingresos: Durante todo el año se realizan nuevos ingresos.

Organización:

Condiciones de Acceso: No se pueden consultar directamente sino mediante una solicitud por escrito

Condiciones de Reproducción:

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

• CENSO DE LOS ARCHIVOS DE MÉXICO

Instrumentos de Descripción:

• Catálogo de índices de contenido.

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 1942 Libro(s)