Código de Referencia: CR.108.ACMCJ/1

Título /Nombre Atribuído: MINISTERIO DE CULTURA, JUVENTUD Y DEPORTES

[c] 01-01-1972 -

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: Parte de la documentación más antigua producida por el Ministerio de Cultura y Juventud fue trasladada en 1992 al Archivo Nacional de Costa Rica, cuando las autoridades del Ministerio le solicitaron a esa entidad el préstamo de un depósito para guardar provisionalmente los documentos del Archivo Central, debido al deterioro de la estantería ocasionado por el terremoto de 1991 y porque no tenía espacio, ante el cambio de sede a la antigua Fábrica Nacional de Licores. Por esa circunstancia, los documentos se trasladaron al Archivo Nacional, sin organización y sin lista de remisión.
En 1993, parte de los documentos fueron organizados durante un Taller Archivístico, dirigido por el Archivo Nacional a becarios de la OEA. Posteriormente, el Departamento Servicios Archivísticos Externos describió otra parte y la transfirió finalmente al Departamento Archivo Histórico el 6 de mayo de 1999 en donde se concluyó con el tratamiento archivístico de los citados documentos.
Por su parte, las autoridades del ministerio iniciaron una serie de trámites administrativos para crear y consolidar un archivo central con una plaza de archivista. El 15 de marzo de 1999 el señor Francisco Mora Chinchilla inicia labores como encargado del Archivo Central del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes en un local ubicado en el Centro Cultural del Este-
Para el año 2011 el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud estaba conformado por 22.420 unidades documentales, cifra que disminuyó en el año 2015 por un proyecto de reorganización del Archivo Central que incluyó la aplicación de tablas de plazos de conservación de documentos.
El proyecto de reorganización del año 2015 tuvo por objetivo la contratación de 600 horas de servicio para realizar funciones archivísticas como: clasificar, ordenar, foliar, describir, crear expedientes y digitalizar la información de alto valor informativo para la ciencia y la cultura del Ministerio de Cultura y Juventud, generando los siguientes resultados:
1. Un Cuadro de clasificación del Archivo Central, un registro de ingreso y salida de documentos actualizados.
2. Tratamiento archivístico a un total de 18037 unidades documentales y conformación de 54 transferencias nuevas.
3. Un nuevo catálogo basado en la norma de descripción internacional archivística ISAD (G), con un total de 10056 registros.
4. Valoración. Se seleccionó y eliminó un total de 217,99 metros lineales de documentos que quedaron registrados en 15 actas de eliminación.
5. Se digitalizaron 6 transferencias con un alto valor informativo para la ciencia y la cultura, siendo un total de 25568 imágenes.
6. El proceso de valoración y selección dejó como resultado un total de 79.98 metros lineales de estantería libre para la recepción de futuras transferencias.
7. Entre los documentos que custodiaba el Archivo Central se descubrió un ejemplar impreso del primer censo de población de Costa Rica, impreso en 1868, siendo este el documento más antiguo que conserva este archivo.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: El antecedente inmediato de la creación de una entidad estatal encargada de la cultura se dio en 1948 cuando Isaac Felipe Azofeifa Bolaños, Daniel Oduber Quirós y Carlos Monge Alfaro propusieron a la Junta Fundadora de la Segunda República la creación del Instituto de Bellas Artes, proyecto que no fructificó, debido a que privó en ese momento la definición de la nueva Constitución Política.
En 1963, Alberto Cañas Escalante promovió la creación de una Dirección General de Artes y Letras, adscrita al Ministerio de Educación Pública. A raíz del éxito que obtuvo esta propuesta, nacieron varias direcciones y departamentos encargados de atender las necesidades de aprendizaje y desarrollo cultural del país hasta 1970, año en que Cañas presentó el proyecto de creación del Ministerio de Cultura.

En febrero de 1970, la Asamblea Legislativa rechazó el citado proyecto. Por esta circunstancia Alberto Cañas Escalante, con la ayuda de Fernando Volio Jiménez y el apoyo de José Figueres Ferrer redactó un nuevo proyecto para la creación del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes.
El 5 de julio de 1971, mediante la Ley N° 4788 se creó el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Esta ley legalizó el traspaso de todas las responsabilidades, competencias y funciones de oficinas que estaban a cargo del Ministerio de Educación Pública, tales como la Dirección General de Artes y Letras, Dirección General de Educación Física y Deportes, Editorial Costa Rica, Museo Nacional, Teatro Nacional, Orquesta Sinfónica Nacional, Premios Nacionales Magón, Aquileo J. Echeverría y Joaquín García Monge y su Comisión establecida por Ley Número 3535 de 3 de agosto de 1965. También, le fueron traspasadas las funciones del Movimiento Nacional de Juventudes que estaban a cargo de la Presidencia de la República.
No obstante, el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes había iniciado funciones de manera extraoficial, el 1 octubre del año 1970, luego de que fuera rechazado el proyecto. Mediante una modificación incorporada al Presupuesto General del año 1971, Alberto Cañas Escalante aseguró el sustento económico, dejándolo distribuido estratégicamente en varias instituciones. Así, el lunes 4 de enero de 1971, quedó establecido formalmente el nuevo ministerio, previo a la ley de creación.
La primera estructura orgánica estuvo conformada por las siguientes unidades administrativas: Ministro, Viceministro, Oficialía Mayor, Oficina de Presupuesto y Proveeduría, Departamento de Radio, Departamento de Publicaciones, Dirección General de Juventud, Departamento de Actividades Generales, Compañía Nacional de Teatro, Teatro Nacional, Biblioteca Nacional, Dirección General de Deportes, Departamento de Investigación del Folklore, Departamento de Defensa del Patrimonio Artístico y Cultural, Departamento de Música y Departamento de Personal.
Posteriormente, el Ministerio expandió la organización administrativa y en la actualidad se encuentra conformado por seis programas presupuestarios: Programa Central, Dirección de Cultura, Dirección de Bandas, Sistema Nacional de Bibliotecas, Centro de Producción Artística y Cultural y el Centro para la Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural. Además el sector lo integran varios órganos desconcentrados, siendo en ese momento su competencia establecer directrices generales en materia de Cultura y Juventud.
A partir del año 2002 surgen cambios en la entidad, entre los cuales se destacan:
-La conformación del Despacho del Vice Ministro de Juventud en el 2002.
-Se excluye de la estructura orgánica del Ministerio al Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER), según dictamen de la Procuraduría General de la República número 23 del 31 de enero de 2007, modificando de esta forma el nombre Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes por el de Ministerio de Cultura y Juventud.
-Se traslada el Festival de las Artes al Teatro Nacional, mediante decreto ejecutivo número 34833-C, publicado en la Gaceta número 216 del 7 de noviembre de 2008.
-Se crea la Contraloría de Servicios del Ministerio de Cultura y Juventud sustentado en el decreto ejecutivo 34589-C publicado en la gaceta número 127 de 2 de julio de 2008.
-A partir de agosto de 2011, se ubica el Archivo Central como una unidad de la Oficialía Mayor-Dirección Ejecutiva, sin embargo, las funciones de ésta última se trasladan al Vice Ministerio Administrativo creado por decreto ejecutivo número 37389-C, publicado en la Gaceta número 227 de 23 de noviembre de 2012.

Forma de Ingreso: OTROS

Observaciones del Ingreso: Los documentos custodiados por el Archivo Central del Ministerio de Cultura ingresaron mediante transferencia, se registra del año 2011 al 2016 el ingreso de 187 transferencias de documentos producidos por distintas unidades de la entidad.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Los documentos custodiados contienen diversos tipos documentales, tales como correspondencia, expedientes, informes, inventarios, presupuestos, memorias, proyectos, circulares, planillas, convenios, actas, acuerdos, resoluciones, contratos, estados financieros y contables, decretos, discursos, materiales de pequeño formato, comunicados de prensa, producidos por la Dirección de Publicaciones y Divulgación, la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, Asesoría Jurídica, Departamento de Informática, Auditoría Interna, Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural, Cooperación Internacional, Departamento Financiero Contable, Proveeduría Institucional, Servicios Generales, Contraloría de Servicios, y Despacho del Ministro, del Viceministro de Cultura, del Viceministro de Juventud y de la Oficialía Mayor – Dirección Ejecutiva. También se encuentra documentación particular y musical.

Valoración, Selección, Eliminación: El Archivo Central cuenta con un libro de actas de eliminación de documentos y se han registrado 35 actas de eliminación de documentos entre los años 2009-2016.

Nuevos Ingresos: Fondo abierto, se esperan nuevos ingresos de las distintas unidades productoras del Ministerio.

Organización: Los documentos del fondo están clasificados según su procedencia y se han organizado siguiendo el número de transferencia con que ingresan al Archivo Central.
- Despacho del Ministro: Correspondencia (

Condiciones de Acceso: Libre

Condiciones de Reproducción:

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español, inglés, francés y alemán.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Buen estado de conservación.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• Inventarios manuales y automatizados.
  
  

Existencia y Localización de los Originales:

En el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.

Existencia y Localización de las Copias: Parcialmente en los distintos órganos desconcentrados, en diferentes programas del Ministerio de Cultura y Juventud y en otros Ministerios del Gobierno.

Unidades Relacionadas por Procedencia: 5.3 El Departamento
Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica custodia los documentos producidos por los Despachos del Ministro de Cultura, Juventud y Deportes del periodo 1970-1989, en el cual se encuentran las gestiones de:
Alberto Cañas Escalante (periodo 1970-1974), Carmen Naranjo Coto y Guido Sáenz González, dos años cada uno (periodo 1974-1978), Marina Volio Brenes, (período 1978-1982), Hernán González Gutiérrez (período 1982-1986) y Carlos Francisco Echeverría Salgado (período 1986-1990).
También custodia como una serie documental de gran valor informativo la correspondencia de los diferentes Despachos del Ministro de Cultura durante el período 1970-1989, así como la correspondencia de la Ministra Marina Volio Brenes con la Dirección General del Movimiento Nacional de Juventudes de 1978 a 1979.
Por otro lado, el Archivo Intermedio custodia los documentos producidos por los Despacho del Ministro y en algunos casos de los Viceministros durante el período 1990-2014. Para mayo de 2018 se espera el ingreso de los documentos producidos por el Despacho del Ministro del período 2014-2018.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1988) Plan nacional de cultura 1994-1998.-- 58 p. San José, Costa Rica.
  
  Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Memoria 1990-1992. 63 p. San José, Costa Rica.
  
  Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Informe de labores mayo 1984 - mayo 1985. 139 p.
  
  Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. (1997) Cultura: del mito a la realidad 1990-1994. 302 p. San José, Costa Rica. Imprenta Nacional.
  
  Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1997). Sobre las huellas de la cultura nacional. 171 p. San José, Costa Rica. Imprenta Nacional.
  
  Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1972) Carlos Gagini. Colección: ¿Quién fue y qué hizo?, número 8. 95 p. San José, Costa Rica. Departamento de Publicaciones.
  
  Las memorias institucionales del año 2006 al 2011 se pueden consultar en los siguientes enlaces:
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2006_2007/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2007_2008/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2008_2009/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2009_2010/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2010_2011/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  
  http://www.mcj.go.cr/ministerio/planificacion/memoria/2007_2008/MEMORIA_INSTITUCIONAL_2007-2008.pdf
  

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 177 Metro(s) lineal(es)