Código de Referencia: ES.45168.AHPTO/1211

Título /Nombre Atribuído: Protocolos Notariales

[c] 01-01-1442 / 31-12-1945

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El AHPTO fue uno de los primeros archivos históricos de protocolos en ponerse efectivamente en marcha. Los registros de entrada testifican que la primera remesa de protocolos centenarios ingresó ya en octubre de 1933, procedente del archivo notarial del distrito de la capital. Nada más terminar la guerra civil, en 1939, se testimonia el traslado de los protocolos notariales del distrito de Illescas, aunque no se registraron en el Archivo hasta febrero de 1941. Las transferencias se reanudaron a un ritmo bastante regular entre 1951 y 1979, año a partir del cual se observa un parón hasta que en febrero de 1994 se reinician las transferencias regulares hasta la actualidad.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Aunque todas las sociedades se ha dejado sentir la necesidad de contar con instrumentos eficaces para avalar la autenticidad de los pactos entre particulares, podemos rastrear el origen de los escribanos públicos en diversas figuras existentes en la sociedad romana, en particular los “tabelliones” (que escribían sobre tablillas) y los “notarii” (que redactaban notas o minutas). Sabemos de la existencia de profesionales similares tanto en el reino visigodo como en al-Andalus, así como en los reinos cristianos altomedievales. En una sociedad fundamentalmente ágrafa, estos escribanos eran casi siempre clérigos. Con el desarrollo urbano a partir del siglo XII los escribanos se desarrollaron mucho, y en Castilla empezó a reservarse este nombre para los que se ocupaban de asuntos civiles, mientras que los “notarios” se ocupaban de las instituciones religiosas.
Será en las leyes redactadas bajo Alfonso X, en el siglo XIII, cuando se otorgue por primera vez a estos escribanos el carácter de fedatario público, además de redactor de escrituras, estableciendo además la potestad exclusiva del rey o de sus delegados para designarlos. Desde entonces, cada lugar o ciudad tenía concedido un número determinado de escribanos públicos o “del número”, aprobados por los oficiales reales o señoriales mediante distintos procedimientos, incluyendo el recurso a “colegios” o agrupaciones de los propios escribanos. No obstante, a lo largo de toda la Baja Edad Media coexistieron estos escribanos con los que carecían de nombramiento oficial.
La regulación formal del oficio de escribano llegó a la Corona de Castilla a través de la Pragmática de 7 de junio de 1503, que regula de manera uniforme el nombramiento de los escribanos, y también determina que cada escribano deberá conservar, encuadernadas, las copias auténticas de los documentos que emita cada año, transmitiendo estos tomos o “protocolos” a sus sucesores en la escribanía. Esta norma permaneció vigente, en lo esencial, hasta el siglo XIX, sin perjuicio de que fuesen apareciendo, a lo largo de la Edad Moderna, escribanías especiales (de Marina, de Hacienda, de Guerra, etc.), además de los notarios apostólicos, que continuaron ejerciendo sus funciones. Coexistieron también los escribanos del número con los “escribanos del Rey”, que no tenían residencia fija y podían ejercer su función en cualquier punto del reino con excepción de los lugares en que hubiese escribano de número. Hay que señalar que los escribanos del número ejercían a la vez como escribanos judiciales y, con frecuencia, escribanos del concejo, lo que explica la confusión de escrituras que a veces puede observarse.
La Ley Orgánica del Notariado de 28 de mayo de 1862 otorga al notario, que pierde el nombre tradicional de “escribano”, su perfil actual de funcionario público dedicado a dar fe de los asuntos extrajudiciales que los ciudadanos le sometan. Cada distrito judicial se constituye también como distrito notarial, en el que el Estado creará tantas plazas de notario como sea preciso, nombrando a los notarios de acuerdo con requisitos muy precisos. Cada notario se responsabilizará de sus propios protocolos, pero estos pertenecen al Estado. Cada Audiencia mantendrá un archivo general de protocolos destinado a los que tengan más de 25 años de antigüedad en el distrito correspondiente. Finalmente, en determinados puntos existirán Colegios de Notarios a los que deberán adscribirse los notarios del territorio asignado a cada Colegio. El Reglamento de desarrollo de esta Ley, de 30 de diciembre de 1862, establece Colegios en cada una de las localidades con Audiencia. En consecuencia, los notarios de la provincia de Toledo quedan integrados en el Colegio de Madrid, y a su vez en la provincia se establecen los Distritos Notariales de Escalona, Illescas, Lillo, Madridejos, Navahermosa, Ocaña, Orgaz, Puente del Arzobispo, Quintanar de la Orden, Talavera de la Reina, Toledo y Torrijos. Esta demarcación ya no se verá alterada hasta mucho tiempo después.
El Reglamento aprobado por Real Decreto de 9 de noviembre de 1874 establece que el archivo general de protocolos se establecerá en la cabecera de cada distrito notarial, a cargo de un “notario archivero” nombrado por el Ministerio de Gracia y Justicia, elevando además la fecha para que cada notario entregue sus protocolos a este archivo hasta los treinta años. El Real Decreto de 26 de febrero de 1903 establece un Colegio Notarial en cada provincia y, en consecuencia, Toledo adquiere su propio Colegio, si bien los distritos permanecen inalterados. El Real Decreto de 8 de agosto de 1907 vuelve a la situación anterior, es decir, a la dependencia del Colegio de Madrid, sin alterar los distritos. Un nuevo Reglamento del Notariado se publicará por RD de 9 de abril de 1917, detallando extraordinariamente todos los aspectos relacionados con la formación y custodia de los protocolos, y manteniendo la existencia de un archivo general en cada distrito con los protocolos de más de treinta años. Será sustituido por otro Reglamento aprobado por RD de 7 de noviembre de 1921, que permitirá la inclusión de determinados documentos parcialmente impresos en los protocolos.
El D. de 12 de noviembre de 1931 establece que los protocolos notariales de más de cien años de antigüedad de los distritos que no sean capital de Colegio (como ocurre con todos los de la provincia de Toledo) se reunirán en los “archivos históricos provinciales” que se crean en cada capital de provincia a cargo del Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado. Por su parte, el Reglamento aprobado por Decreto de 8 de agosto de 1935 define la finalidad de la institución notarial: “exteriorizar la representación de los derechos privados en la normalidad o sin contienda, dando autenticidad y fuerza probatoria a los instrumentos públicos autorizados por el notario”. Además, describe minuciosamente los instrumentos públicos y las matrices, los protocolos y los archivos de protocolos, que existirán en cada cabeza de distrito con los protocolos de más de 25 años; se especifica que, si el Ayuntamiento correspondiente no facilitase el local adecuado, el notario archivero podrá trasladar el archivo al lugar que considere más oportuno.
Un nuevo Reglamento se aprobará por D. de 2 de junio de 1944 permitirá que las matrices puedan estar parcialmente impresas, y dará a los colegios notariales la facultad de trasladar el archivo de protocolos cuando el Ayuntamiento no facilite el local adecuado. Como complemento, el D. de 2 de marzo de 1945 insiste en la reunión en los Archivos Históricos Provinciales de los protocolos centenarios, excepto los de los distritos que sean capital del Colegio notarial.
La demarcación territorial de los distritos de Toledo se verá afectada por primera vez por el D. 2357/1967, que reduce los distritos a Ocaña, Orgaz, Quintanar de la Orden, Talavera de la Reina, Toledo y Torrijos.
El Real Decreto 1209/1984 modifica el Reglamento notarial autorizando la expedición de todas las escrituras a máquina. Por su parte, el Real Decreto 45/2007 permite el uso de determinados medios telemáticos para determinados tipos documentales, aunque no para los protocolos.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Los notarios, como fedatarios públicos y, especialmente durante el Antiguo Régimen, como simples escribanos, asistían y anotaban prácticamente cualquier acto del que se quisiera dejar constancia sin acudir a un juez. De ahí que las posibilidades de uso de los protocolos notariales sean inacabables. Desde la historia social a la historia del arte, pasando por la antropología histórica, la historia económica, la demografía, la genealogía, entre otras muchas opciones, los protocolos notariales proporcionan información fiable para una enorme variedad de estudios históricos. Hay que tener en cuenta que estas escrituras reflejan con precisión y claridad la vida de las personas corrientes en cada momento, a través de documentos como inventarios, contratos, testamentos, acuerdos de todo tipo, etc.

Valoración, Selección, Eliminación:

Nuevos Ingresos:

Organización: La documentación se organiza en subfondos que responden a los diferentes distritos notariales de la provincia, y después tres subfondos más, correspondientes a la documentación no notarial, notarios ajenos a la provincia de Toledo y documentos notariales sin podamos conocer el notario concreto que los realizó:
- Escalona
- Illescas
- Lillo
- Madridejos
- Navahermosa
- Ocaña
- Orgaz
- Puente del Arzobispo
- Quintanar de la Orden
- Talavera de la Reina
- Toledo
- Torrijos
- Documentación no notarial
- Escrituras ajenas a la provincia de Toledo
- Escrituras de notarios desconocidos

Condiciones de Acceso: Acceso libre, salvo por motivos de conservación

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Hasta el siglo XVII predomina la escritura procesal, con algunos documentos en letra cortesana. Desde entonces, escritura humanística.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

• Genealogía
• Madrid (provincia)
• Historia Económica
• Cuenca (provincia)
• Ciudad Real (provincia)
• Archivos Notariales
• Cáceres (provincia)
• Historia del Arte
• Toledo (provincia)
• Cargos Públicos
• Historia de las Mujeres
• Protocolos Notariales
• Ávila (provincia)
• Escribanos
• Historia Social
• Historia del Pensamiento
• Historia del Derecho
• Notarios
• Historia Local
• Historia Agraria

Instrumentos de Descripción:

• Base de datos accesible en el Archivo Histórico Provincial de Toledo

Existencia y Localización de los Originales:

Pueden existir documentos originales en el Archivo Diocesano así como en los Archivos de algún Ayuntamiento de la provincia que conserve aún Protocolos Notariales en su Archivo Histórico y en los Archivos Histórico Provinciales de las provincias limítrofes ya que los distritos notariales no asemejaban a la distribución geográfica actual.

Existencia y Localización de las Copias: En los protocolos notariales se conserva el documentos original o matriz expedida por el notario, de la cual proporciona copia a la persona o institución que demando sus servicios. Es frecuente, por tanto, encontrar copias de estas matrices o documentos originales en todo tipo de instituciones y archivos familiares, de la misma forma que los protocolos conservan documentación de otras instituciones remitidas al notario para que este pudiese expedir su escritura notarial, como acuerdos de instituciones, cuentas, etc.

Unidades Relacionadas por Procedencia: Fondo del Colegio de Escribanos de Toledo
Fondo del Colegio de Escribanos de Talavera de la Reina

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• Francisco de Borja San Román, Archivo Histórico Provincial de Toledo I. Los protocolos de los antiguos escribanos de Toledo. Notas e índices, Madrid : Cuerpo Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos , 1934.
  “Archivo Histórico de Protocolos de Toledo”, Archivum. Revue Internationale des Archives, V (1955), p. 76
  Mercedes Mendoza Eguarás, Archivo Histórico Provincial de Toledo. Catálogo de escribanos de la provincia de Toledo (1524-1867). Poblaciones y años en que ejercieron, Toledo : Diputación Provincial , 1968.
  María Rivas Palá, “La mecanización de los protocolos notariales en el Archivo Histórico Provincial de Toledo”, Boletín de la ANABAD, XXVII, nº1 (1977), p.3-5.
  

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por Carlos Flores Varela, en abril de 2016. Revisada en junio de 2022.

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

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