Código de Referencia: PE.50101.AMPH/1

Título /Nombre Atribuído: Municipalidad Provincial de Huamanga

[c] 01-01-1946 / 31-12-2008

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: El Archivo de la Municipalidad Provincial de Huamanga fue creado el año 1999, con una política decidida en materia archivística; siendo nuestra propuesta la creación de un ente central "Administrador General de Archivos" del cual dependerían el Archivo Histórico y el Archivo General de la Administración. Una organización eficiente para la conservación de nuestra memoria e identidad local.

El Archivo Central cumple con las funciones, al cual se ha definido como el "corazón de un organismo vivo" dado que hace circular la documentación a través de la evaluación. Encargándose, de aplicar las tablas de plazo de guarda y realizar eficazmente una selección programada de la documentación generada por las distintas oficinas, determinando los valores inmediatos o mediatos, ponderando la posible relevancia histórica, testimonial, cultural y el eventual interés para la investigación. Dado que, según la visión ampliamente aceptada, un archivo constituye una combinación de tres elementos esenciales: documentos, organización y servicio; con la creación de este ente centralizado como el Administrador Central de Archivos de la Municipalidad se lograría de una manera eficaz la guarda de documentos, organización ágil y eficiente y servicio apropiado y profesionalizado. Actualmente los administradores del Archivo Central venimos ejecutando un Proyecto denominado "AMPLIACIÓN DE CAPACIDADES PARA LA IMPLEMENTACÓN DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE HUAMANGA -AYACUCHO" teniendo como objetivos básicos la preservación, organización y conservación en coordinación con el Archivo Regional, mediante políticas estatales eficaces, normas y directivas; utilizando los recursos necesarios a fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Con la fundación de San Juan de la Frontera, en 1540, se crea el cabildo de Huamanga, cuyo primer alcalde, Francisco de Cárdenas, ejerce el poder en una ciudad sumamente pequeña. El cargo de alcalde y regidores, entre 1540 y 1547, son ocupados por los vecinos notables que son rotados periódicamente.

La Municipalidad Provincial de Huamanga entra en vigencia por acuerdo de la Constitución de 1924, ratificado con la Ley de Municipalidades de 1822, decreto legislativo n.o 51, y, posteriormente, por la Ley Orgánica de Municipalidades n.o 23853 (como órgano de gobierno local). En épocas de gobiernos no constitucionales, algunos alcaldes de esta Municipalidad han sido designados por el gobierno central y, de acuerdo con la Constitución, otros han sido elegidos luego de participar en elecciones municipales.

Desde la creación hasta la fecha, el ámbito de jurisdicción de la Municipalidad Provincial ha sufrido cambios. En un inicio, el gobierno abarcaba toda la provincia, porque aún no se creaban los distritos.

Actualmente, el ámbito de jurisdicción, como Municipalidad Provincial de Huamanga, es a nivel de quince distritos. En ellos, es responsable de promover el desarrollo y cumplir funciones de acuerdo con la Ley Orgánica de Municipalidades. Sin embargo, como gestión local y pliego, es ejercido en distrito capital de Ayacucho.

Reseña histórica extraída de página web de la Municipalidad: www.munihuamanga.gob.pe

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Transferencia interna informal

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El Archivo de la Municipalidad registra los actos, obligaciones y compromisos de las gestiones municipales, las cuales constituyen una prueba de los derechos y prerrogativas de sus ciudadanos. Contiene gran cantidad de información sobre personas, organizaciones, desarrollo social, económico y diferentes acontecimientos de la sociedad y actuaciones administrativas de los trabajadores de la institución, constituyendo un material apreciable para escribir la historia de la región.

Norma Catalina Fenoglio, archivera argentina, en su artículo ?Los Archivos Municipales como fuente para la Historia Regional? publicado en la Revista N° 27 del Archivo General de la Nación, señala que es necesario que la comunidad tome conciencia de la importancia de los Archivos, y en especial los municipales, por las siguientes razones:

- Instrumento básico de administración, porque gracias a ellos se realizan muchos procesos y funciones operacionales. Incluye toda la información registrada, producida o recibida por la organización al desarrollar sus actividades.
- Instrumento esencial en cuanto a eficacia, transparencia y economía administrativa, ya que facilitan el acceso a las experiencias pasadas de la institución, incluidos los éxitos y los fracasos, y proponen precedentes cuando se presentan cuestiones similares a experiencias que se han presentado en el pasado.
- Memoria institucional, puesto que son una fuente única de información sobre iniciativas, programas, medidas y procedimientos anteriores; y de información útil para planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Dicha documentación es útil y valiosa para el Municipio, pero lo es también a nivel de la comunidad. Esta función -la más conocida y reconocida de los archivos en general- se hace más importante a medida que pasa el tiempo.
- Prueba de los derechos y las prerrogativas de los ciudadanos, porque contienen material que prueba las actuaciones.
- Fuente para la historia regional por cuanto constituyen el patrimonio documental de la población. En este sentido, debe saberse que el Municipio o Comuna produce documentos con valor histórico los que, correctamente seleccionados, clasificados, ordenados y descriptos, son de suma utilidad para la historia de la propia institución, de la localidad, de la región, de la provincia e incluso de la nación, para estudios sociales, políticos, económicos, sanitarios y de diversa índole.

Valoración, Selección, Eliminación: Por el momento no se realiza eliminación de documentos ya que la presente unidad de descripción se encuentra en proceso de organización y aun no se logra determinar la valoración ni plazos de retención de cada serie documental.

Nuevos Ingresos:

Organización: La Municipalidad Provincial de Huamanga inicio un proyecto de organización del Archivo Central en el mes de abril de 2008 y, hasta la fecha, se ha logrado organizar el 90% del fondo documental. Entre los documentos más importantes, podemos destacar:

/ Alcaldía:
- Actas de Sesión de Consejo (1946-1983)
- Resoluciones de Consejo (1977-1998)
- Resoluciones de Alcaldía (1989-2007)
- Ordenanzas (1997-2007)
- Acuerdos de Consejo (1992-2007)

/ Contabilidad:
- Comprobante de pago (1966-2007)
- Órdenes de compra (1992-2005)
- Recibos de ingresos (1975-2007)
- Auxiliares estandar, compromisos, actividades, partidas y ejecución (1976-2007)
- Estados Financieros presupuestarios. Planes Patrimoniales (1979-2006)
- Balance General (1980-2003)
- Análisis de cuenta (1985-2006)
- Inventarios físicos de patrimonio (1987-2004)
- Libros Contables (1973-1999)
- Rendición de cuentas y gastos (1994-2005)

/ Tesorería:
- Recibos de ingresos (1963-2002)
- Comprobante de pago (1984-1985 / la mayoría de documentación se encuentra en el Archivo Perifércio de Tesorería)

/ Documentos de municipales distritales de huamanga:
- Documentación variada

/ Desarrollo urbano y rural:
- Planos (1965-2004)
- Expedientes y proyectos de obras (1973-2004)

/ Control urbano y licencias:
- Solicitud de licencias de construcción (1965-2004)
- Licencias de construcción (1972-2005)

/ Recursos humanos:
- Contratos de servicios no personales (1994-2003)
- Planilla de pagos y descuentos (1956-2004)

Condiciones de Acceso: Por Ley Nº 27806: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en su Artículo 10.- "Información de acceso público" señala: Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

Asimismo, para los efectos de esta Ley, se considera como información pública cualquier tipo de documentación financiada por el presupuesto público que sirva de base a una decisión de naturaleza administrativa, así como las actas de reuniones oficiales.

Se exceptúan las informaciones que afectan la intimidad personal y las que expresamente se excluyan por ley o por razones de seguridad nacional. (Estas excepciones se detallan en el Art. 15 de dicha ley)

Condiciones de Reproducción: El solicitante que requiera la información deberá abonar el importe correspondiente a los costos de reproducción de la información requerida. El monto de la tasa debe figurar en el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de cada entidad.

La reproducción estará sujeta además al estado de conservación del documento

Lengua/escritura(s) de los Documentos: español (o castellano)

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

• El Archivo se encuentra en proceso de organización (90%). Conforme se termina de organizar algunas agruoaciones, se procede a la descripción, la cual es ingresada a una base de datos en excel. (80%).
  
  Todos los instrumentos descriptivo son a nivel de inventario de registro, salvo la serie de licencias de construcción donde la descripción se realiza a nivel de inventario analítico.

Existencia y Localización de los Originales:

El Archivo Central tiene bajo su custodia los documentos originales.

El Archivo Regional de Ayacucho custodia 40 metros lineales de documentos producidos por la Municipalidad con fechas extremas desde 1833 a 1970.

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia: En la Municipalidad existe un archivo periférico de registros civiles, el cual custodia la siguiente documentación:

Partidas de Nacimiento. 1889-2010
Partidas de Matrimonio. 1936-2010
Partidas de Defunsión. 1924-2010

Estos corresponden al distrito de Ayacucho y suman 52 ml aproximadamente.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada en base a la entrevista realizada al jefe de proyecto de Implementación del Archivo Central de la Institución.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: Descripción elaborada según norma de descripción archivística ISAD(G)

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