Identificador: CR. 20101. AI

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA NACIONAL (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Central (UTN)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Gestión: Otras Administraciones Públicas

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de Alajuela

Provincia/2ª División:

Municipio: Alajuela

Núcleo de Población menor: Villa Bonita

Dirección: Calle 300 metros oeste y 300 sur del Perimercados, carretera hacia Villa Bonita. Código Postal: 1902-4050 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (506) 24355000

Fax:

• (506) 24420504

Correo electrónico:

• info@utn.ac.cr
• archivo@utn.ac.cr

Página Web:

• http://www.utn.ac.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Espinoza Rojas
• Nombre: Laura
• Cargo: Jefe Archivo Institucional
• Fecha de Nombramiento: 2012-10-16

Informante:

• Apellidos: Espinoza Rojas
• Nombre: Laura
• Cargo: Jefe Archivo Institucional
• Fecha de Cumplimentación: 2016-08-01

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Se crea la oficina de Archivo Institucional el 16 de octubre del 2012, con el nombramiento de una funcionaria en el puesto.

En el 2013, se inicia con un proceso de valoración, selección y expurgo a nivel institucional, y se coordinan labores con las encargadas de los Archivos Periféricos por lo que se constituye el Equipo de Trabajo del Archivo Institucional. Paralelamente realiza las gestiones necesarias y se crea el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos conforme a la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Por tanto, el Archivo Institucional ejecuta labores de coordinación y capacitación de todas las actividades archivísticas que realicen los archivos de gestión, periféricos y especializados y vela por la aplicación de políticas archivísticas.

Su función primordial es asesorar al personal que labora en los distintos archivos, ya que se heredaron los diferentes documentos de las seis instituciones fusionadas que dieron origen a la UTN, por lo cual se brinda capacitación y asesoría en todas las sedes universitarias, a saber: Sede Central, Atenas, Pacífico, San Carlos y Guanacaste.

Actualmente laboran en esta área dos funcionarias que ostentan puestos de jefatura y asistencia administrativa, pero no se cuenta con un área de depósito para la custodia de documentos. Al Archivo Institucional le correspondería, además de recibir documentos de las diferentes sedes, reunir los documentos producidos por la Administración Universitaria.

Archivos Periféricos
El nuevo Reglamento Orgánico de la universidad, aprobado en julio de 2015, integra lo que eran los archivos periféricos ya que antes dependían administrativamente de las Direcciones Administrativas Financieras de cada sede, sin embargo, esto cambia con dicho reglamento y ahora dependen del Archivo Institucional. No obstante, continúan laborando como archivo periférico en la sede correspondiente.

San Carlos:
•Fecha del documento más reciente: 2008
•Fecha del documento más antiguo: 1992

Pertenece a la Comisión de Archivos Universitarios y al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica.


Sede del Pacífico:
•Fecha del documento más reciente: 2008
•Fecha del documento más antiguo: 1981

Sede Central:
•Fecha del documento más reciente: 2009
•Fecha del documento más antiguo: 1978

Guanacaste:
•Fecha del documento más reciente: 2008
•Fecha del documento más antiguo: 1994

Atenas:
•Fecha del documento más reciente: 2008
•Fecha del documento más antiguo: 1967

Fundación del archivo:

• Fecha: 2012-10-16
• Norma(s): No existe, se dio por nombramiento de la funcionaria profesional en Archivística.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La oficina de Archivo Institucional se crea cuatro años después de que se aprobara 8638 la creación de la Universidad Técnica Nacional mediante la Ley, la cual nace como resultado de la fusión de seis instituciones parauniversitarias de Costa Rica.
1.- Institución fusionada: El Colegio Universitario de Alajuela, (CUNA), creado según Ley No. 6541 de 19 de noviembre de 1980.
Sede o Centro actual: Sede Central.
Archivo creado: Archivo Periférico de la Sede Central, con documentos del antiguo CUNA.

2.- Institución fusionada: El Centro de Investigación y Perfeccionamiento de la Enseñanza Técnica (CIPET), establecido por el artículo 70 de la Ley 6995 de 22 de julio de 1985, y regulado por el Decreto Ejecutivo No. 21167-MEP de 17 de marzo de 1992.

Sede o Centro actual: Centro de Formación Pedagógica y Tecnología Educativa
Archivo creado: Archivo del antiguo CIPET

3- Institución fusionada: El Centro de Formación de Formadores y Personal Técnico para el Desarrollo Industrial de Centroamérica (CEFOF), creado por Decreto Ejecutivo No. 21331-MEP de 2 de julio de 1992, y regulado por Decreto Ejecutivo No. 31529.MPRMICIT, de 13 de marzo del 2003
Sede o Centro actual: Administración Universitaria
Archivo creado: Sin local, documentos del antiguo CEFOF


4- Institución fusionada: La Escuela Centroamericana de Ganadería (ECAG), creada por Ley No. 4401 de 1 de setiembre de 1969.
Sede o Centro actual: Sede de Atenas
Archivo creado: Archivo Periférico de la Sede de Atenas, con documentos de la antigua ECAG


5- Institución fusionada: El Colegio Universitario de Puntarenas (CUP), creado según Ley N° 6541, de 19 de noviembre de 1980.

Sede o Centro actual: Sede del Pacífico
Archivo creado: Archivo Periférico de la Sede del Pacífico, con documentos del antiguo CUP

6- Institución fusionada: El Colegio Universitario para el Riego y Desarrollo del Trópico Seco (CURDTS), creado según Ley N°7403, de 3 de mayo de 1994.
Sede o Centro actual: Sede de Guanacaste
Archivo creado: Archivo Periférico de la Sede de Guanacaste, con documentos del antiguo CURDTS

7.- Sede o Centro actual: Sede de San Carlos
Archivo creado: Archivo Periférico de la Sede de San Carlos, con documentos de la antigua Sede Regional del CUNA

Atribuciones, fuentes legales: - Ley Orgánica 8638 de la Universidad Técnica Nacional
- Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Nacional
- Reglamento Orgánico de la Universidad Técnica Nacional

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos: Se cuenta con:
- Reglamento del Sistema Universitario de Gestión Documental
- Instructivo Básico de Gestión Documental
- Manual de Producción Documental.

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 165.07999999999998
• Superficie dedicada a depósito: 169.08
• Metros lineales de estantería disponibles: 62.39
• Metros lineales de estantería ocupados: 327.39

Documentación:

Metros lineales de documentación: 327.39

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Horario apertura al público: 8 a m a 5 pm

Cerrado al público:

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1723288

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2016-12-29
• Fechas de modificación: 2017-03-09

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No