Código de Referencia: ES.47161.AGS/3.19

Título /Nombre Atribuído: Secretaría del Despacho de Estado

[c] 01-01-1265 / 31-12-1833

Casi en su totalidad del siglo XVIII

Nivel de Descripción: Fondo

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Historia Archivística: En 1826 fueron remitidos al Archivo de Simancas, procedentes de la Secretaría del Despacho de Estado el grueso del fondo, que contenia la correspondencia de los representantes de España en el exterior desde los primeros años del siglo XVIII hata 1789.
En 1841 ingresa un grupo de legajos de la Embajada de España en Londres con documentación de 1764 a 1823.
El saqueo francés de 1811 afectó a esta documentación, como a la del Consejo de Estado, que fue llevada a París por el ejército napoleónico,siendo parcialmente recuperada en 1816 y definitivamente en 1942.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: En el siglo XVIII, el cambio de dinastía trajo consigo profundas reformas en el sistema de la Administración. En lo que a la Administración central se refiere, se pretendió reducir las atribuciones de los Consejos, dejándolos sin competencias precisas. Éstas recayeron en la preexistente Secretaría del Despacho. En consecuencia, fue necesario dividir esa Secretaría, que era Universal y única desde su creación en 1621, en varias Secretarías de Estado y de Despacho que atendieran los diversos asuntos de la Administración antes encomendados a los Consejos.
El primer paso será el Decreto de 11 de julio de 1705, por el que Felipe V divide en dos la Secretaría del Despacho Universal, haciendo aparecer una Secretaría de Estado y de Despacho de Guerra y Hacienda y otra de 'todo lo demás'. Pero es el Decreto de 30 de noviembre de 1714 el que esboza las características de la nueva organización administrativa.Se acuña un sistema análogo al francés, creándose cuatro secretarías del Despacho divididas por materias. Una de ellas será la del Despacho de Estado.Desde este momento hasta 1754 se produjeron varias reformas que no afectaron a la secretaría de Estado .En este año, Fernando VI establecerá la definitiva clasificación de estos organismos y los dotará de planta fija. La posterior reforma de 1787 dió lugar a un mayor fraccionamiento de las secretarías pero la de Estado , de nuevo, no se vió inmersa en los cambios.Siempre gozó de una clara autonomía en sus competencias y funciones. Desde 1812 hasta 1851 se mantuvo la sinonímia entre la voz Secretarías y Ministerios, pero a partir de este momento se impuso oficialmente la denominación ministerial. La Secretaría del Despacho de Estado pasará a ser el Ministerio de su nombre.
En cuanto a sus funciones, la Secretaría del Despacho de Estado atendió la multiplicidad de asuntos que conforman el complejo entramado de la política internacional. Éste habia sido el cometido del Consejo de Estado hasta la creación de la Secretaría del Despacho. El ,hasta ahora , poderoso organismo quedará relegado a tratar de cuestiones de política exterior ' en casos muy públicos o novedades de gacetas'. Será el Secretario del Despacho quien, por orden expresa del Rey, deberá recibir directamente la correspondencia y despachos de las embajadas o representantes en el exterior de cualquier negocio o incidente que ocurra con las coronas o dominios extranjeros a fín de que los temas tratados 'los pongais vos mismo en nuestra reservada noticia'. Era el triunfo definitivo de la via reservada como forma de ejercicio político administrativo.
Las competencias de este órgano abarcan dos ámbitos de las relaciones internacionales. El primero lo constituye el control y administración del aparato diplomático: nombramientos, instrucciones,credenciales, gastos y mantenimiento de embajadores, cónsules y vicecónsules etc.El segundo lo forman los despachos y correspondencia que cubren el escenario político: política internacional en sentido pleno, universal.Aunque el objeto de la correspondencia sean las relaciones bilaterales con el pais correspondiente, los temas candentes del debate internacional, que afectan a distintos paises o potencias y sus relaciones, siempre están presentes.Asi, las declaraciones de paz y guerra, acuerdos y tratados; la regulación, en el escenario económico, del comercio y la navegación y los contratos y asientos firmados a este fín ; la dirección política y control de las actividades bélicas y conflictos militares y , finalmente, la resolución de todos los problemas en los que se vieran inmersos súbditos de otros paises en el ámbito de nuestro territorio y viceversa.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: Transferencias del órgano productor realizadas los años 1826 y 1841.

Nombre del/los productor/es:

• Secretaría de Estado y del Despacho Universal

Alcance y Contenido: El fondo de la Secretaría del Despacho de Estado, al igual que el resto de Secretarías, responde, en lo que a la organización documental se refiere, al principio universal ilustrado de la clasificación como criterio básico de racionalización. La aplicación de este principio en el campo administrativo se tradujo en la estructuración de las Secretarías en negociados, tantos como las funciones o cometidos exigian, conforme a las materias a tratar.
En el caso de la Secretaría del Despacho de Estado estos negociados equivalian a los distintos territorios o estados con los que se mantenian relaciones políticas y diplomáticas. Cubren todo el ámbito europeo, lo que da al fondo un marcado carácter internacional.
Dentro de cada negociado, al igual que en el resto de las Secretarías, la documentación de este organismo responde a los dos grandes formatos: legajos y libros registro. En ambos casos el criterio de ordenación primigenio es, rigurosamente, el cronológico. En lo que se refiere a la tramitación administrativa y tipología documental los inventarios de entrega traslucen un orden y clasificación de asuntos de gran interés.El primer bloque de documentación, dentro de cada negociado, lo constituye la correspondencia general ordinaria entre el personal diplomático( embajadores, cónsules, plenipotenciarios etc..) y el Secretario del Despacho de Estado. Bajo este califícativo se incluyen instrucciones, credenciales, formularios de tratamiento y protocolo, tratados, contratos y asientos de carácter político y económico y todo tipo de proyectos de acuerdos tocantes a la política exterior. A esta correspondencia ordinaria le sigue otra, calificada de extraordinaria o particular, que contiene noticias reservadas o confidenciales de la misma índole política. Un segundo bloque documental lo forman las relaciones de gastos , ordinarios y extraordinarios, de la embajada en su conjunto, siempre elaborados por cónsules y vicecónsules. El último grupo documental lo forman los denominados' fechos y expedientes de la embajada'. Aquí la naturaleza de la documentación cambia. Ya no se trata de unidades documentales simples, como en los bloques anteriores, sino de expedientes completos tramitados por la Secretaría del Despacho en relación con los enviados extraordinarios de otros paises, para la resolución de asuntos variadísimos que afectan a súbditos extranjeros afincados en nuestro país o en relación con él.Los asuntos más comunes son las presas de navios, el tráfico de mercancias y, en general , la navegación, la prisión de personas por altercados, franquicias y asilos en puertos etc.. Se trata de una documentación de pleno carácter administrativo, que exige para su tramitación y resolución la instancia de otros organismos tales como el Consejo de Estado, Consejo de Guerra, Secretarías de Guerra y Marina etc.. frente a la documentación de la correspondencia que tiene un sello más político y reservado, no mediando en ella más instancia que el propio Secretario del Despacho. La tipología documental también cambia al tratarse de expedientes administrativos, siendo los tipos dominantes los oficios, memoriales, avisos y decretos.
El alcance que este fondo, en su conjunto, presenta para la investigación histórica se inscribe en el campo de la política exterior en su sentido más amplio y universal Todo el ámbito internacional y sus conflictos a lo largo del siglo XVIII se encierra en él.

Valoración, Selección, Eliminación: Por tratarse de documentación histórica cerrada, ninguna de estas funciones tienen en este fondo aplicación.

Nuevos Ingresos:

Organización: El fondo de la Secretaría del Despacho de Estado presenta en la actualidad la misma organización (clasificación y ordenación ) que tenia en la oficina originaria del órgano productor. Cuando llega al archivo ,por transferencia de su productor (1826 y 1841 ), se incluye sin ningún tipo de alteración interna en la sección de Estado, que custodiaba la documentación producida por el Consejo de Estado durante los siglos XVI y XVII, donde permanece desde el siglo XIX , no formando,por tanto sección propia.
La forma de articulación del fondo no es otra que la que presenta el resto de las Secretarías diciochescas; distribución por Negociados, que ,en este caso, equivalen a los distintos paises o territorios del escenario europeo. En su interior, la documentación, separada en libros registros y legajos está ordenada por riguroso orden cronológico en los bloques documentales , ya descritos en el apartado de Alcance y Contenido.

Condiciones de Acceso: Documentos de titularidad estatal de libre consulta a todos los investigadores, previa identificación personal.

Condiciones de Reproducción: La reproducción de los documentos está sujeta a la normativa vigente.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Predominantemente el castellano, pero también cualquier otra lengua de los paises occidentales, especialmente el francés.
Letra humanística.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Estado de coservación bueno.
Papel tamaño folio y cuarto.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

• Secretaría del Despacho de Estado

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia: Toda la documentación de los fondos correspondientes al resto de Secretarías borbónicas, especialmente las de Guerra, Marina, Gracia y Justicia y Hacienda tienen una estrechisima relación con la documentación de la Secretaría de Estado.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

• -ESCUDERO, José Antonio: Los Secretarios de Estado y del Despacho. 1474-1724. 2ª ed. Madrid, Inst.de Estudios Administrativos, 1976. 4 vols.
  -Barrios, Feliciano: El Consejo de Estado de la Monarquia Española (1521-1812). Madrid, Consejo de Estado,1984.

Notas:

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por Julia Rodríguez de Diego.

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 525 Libro(s)
• 3149 Legajo(s)